O novo procedimento de contratação pública, de acordo com a legislação em vigor, obriga à emissão de faturas eletrónicas EDI para as empresas que trabalhem diretamente com entidades públicas, com o objetivo de tornar o processo mais rápido e transparente.
A implementação da faturação eletrónica assume-se como um importante passo na transformação digital. Desta forma, promove a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, pretendendo reduzir os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantir maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.
O que é a faturação eletrónica EDI?
EDI significa a transmissão eletrónica de dados estruturados dos documentos - Electronic Data Interchange.
Na prática esta transmissão de dados permite que o fornecedor envie um documento através do seu sistema e que este seja integrado, de forma automática, no sistema recetor (do cliente) como uma compra.
Para que esta integração aconteça, é necessário respeitar uma estrutura de representação do documento (ou sintaxe) do documento e adicionalmente codificar o conteúdo de cada campo, por forma a que os dados sejam interpretáveis pelo sistema recetor.
Estes requisitos são impeditivos para a maioria das transações entre as Microempresas e as PME's; só os compradores com grande preponderância sobre os seus fornecedores conseguem exigir a entrega de documentos por EDI.
Verifica-se a utilização massiva do EDI, por exemplo, nas grandes empresas de distribuição, que apenas permitem a entrega de faturas pelos seus fornecedores através de plataformas privadas EDI.
O Estado decidiu implementar a faturação eletrónica EDI nos contratos públicos e, para isso, atribuiu à eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.) a responsabilidade pelo desenvolvimento de uma plataforma de faturação eletrónica que agregue as entidades estatais (como clientes) e os fornecedores que lhes pretendam emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
O formato sintático e semântico escolhido para as próprias faturas foi o CIUS-PT (um ficheiro XML que representa cada um dos documentos enviados).
Quais os prazos para a implementação da faturação eletrónica EDI na contratação pública?
Os prazos limite para a aplicação efetiva da faturação eletrónica na contratação pública foram sucessivamente alterados, atendendo à especial complexidade inerente e ao contexto da pandemia COVID-19.
A legislação em vigor determinou que os fornecedores da Administração Pública são obrigados a implementar a fatura eletrónica nos contratos públicos até:
- 31 de dezembro de 2020, para as grandes empresas;
- 31 de dezembro de 2023, para as micro, pequenas e médias empresas.
Quais as plataformas de EDI suportadas pelo Cegid Cloudware Business?
O Cegid Cloudware Business permite a transmissão de faturas através de EDI, com a representação dos documentos em conformidade com a norma semântica definida para Portugal - o CIUS-PT. Poderá consultar o manual técnico da eSPap clicando aqui.
O Cegid Cloudware Business está preparado para transmitir documentos através de três plataformas de faturação eletrónica:
- FE-AP, uma plataforma pública desenvolvida e implementada pela eSPap, sem custos de utilização;
- Saphety, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.
- Yet, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.
De ressalvar que, para emitir faturas eletrónicas através da plataforma FE-AP da eSPap, é necessário que a entidade pública cliente esteja registada nesta plataforma da eSPap.
Pode consultar a listagem de entidades públicas aderentes à plataforma FE-AP, clicando aqui.
Para utilizar a plataforma de faturação eletrónica FE-AP da eSPap, deverá começar por se registar como fornecedor no portal, seguindo estes passos.
Caso pretenda a utilização da plataforma da Saphety, a subscrição do serviço e demais custos associados ao envio de documentos podem ser consultados no website da entidade.
Caso pretenda a utilização da plataforma da Yet, a subscrição do serviço e demais custos associados ao envio de documentos podem ser consultados no website da entidade.
Como procedo à ativação da faturação eletrónica EDI no Cegid Cloudware Business?
Para ativar a faturação eletrónica EDI às entidades públicas aderentes ao portal FE-AP da eSPap, deve seguir os passos de configuração que detalhamos neste artigo.
O Cegid Cloudware Business já permite a transmissão de documentos eletrónicos com entidades públicas clientes aderentes ao Portal da FE-AP, para além da descarga do documento em ficheiro no formato requerido CIUS-PT.
Cláudio Miguel Carneiro
Equipa Cloudware