Uma das operações que traz eficiência, automatização e rapidez ao procedimento de registo das faturas de compra e despesa é a importação e registo dos documentos a partir da informação constante no Portal e-Fatura.


O passo seguinte recomendado é a associação do anexo do documento ao seu registo no Cloudware Business, utilizando a funcionalidade de Arquivo Digital, permitindo ao empresário e/ou gestor a sua consulta rápida em formato digital e o suporte ao respetivo lançamento na contabilidade.


Após a importação e registo das faturas de compra e despesa e associação ao registo constante do Portal e-fatura, para um determinado período, é feita, automaticamente, a identificação dos documentos que constam do Portal e-Fatura e que não estão ainda registados no Cloudware Business, por falta do respetivo suporte documental. 


Para agilizar o procedimento de identificação e recolha dos documentos em falta de fornecedores, foi criado um mecanismo de pedido de documentos em falta por e-mail, diretamente a partir do Cloudware Business, para que seja possível solicitar as faturas em falta ao empresário ou, em alternativa, diretamente ao fornecedor.



1. Acesso ao mapa de conferência do Portal e-Fatura


A funcionalidade de pedido de documentos em falta por e-mail está disponível a partir do Mapa de Conferência e-Fatura, na opção de menu Compras > Relatórios > Relatórios de Compras




Aberto o ecrã, deverá começar por definir o período a analisar, por preenchimento dos campos Data inicial e Data final


Poderá, caso pretenda, obter os dados para um fornecedor em específico, preenchendo os campos De fornecedor e Até fornecedor; caso estes campos não sejam preenchidos, será gerado o relatório para todos os fornecedores.


Ao clicar em Visualizar, será apresentado no ecrã o Mapa de Conferência do e-Fatura. O filtro Anexos em documentos permite-lhe a visualização dos documentos com anexos ou com anexos fiscalmente relevantes e identificar os documentos sem anexos e, portanto, em falta.



Para aceder à funcionalidade de pedido de documentos em falta por e-mail, deverá clicar no botão Pedir documentos em falta por e-mail.




2. O pedido de documentos em falta de fornecedores por e-mail


Aberto o assistente de configuração, serão apresentados, em lista e por fornecedor, os documentos em falta e para os quais é possível optar pelo envio para o e-mail da empresa ou diretamente para o e-mail do fornecedor.


Poderá selecionar os fornecedores para os quais pretende o envio do e-mail de solicitação de documentos em falta, colocando o visto na check-box à esquerda na secção de cada fornecedor.



Clicando no botão de pré-visualização, pode pré-visualizar o e-mail que será enviado diretamente a partir do Cloudware Business, para o endereço de e-mail apresentado.


O botão Clique aqui para responder abre diretamente o e-mail na sua caixa de correio pré-definida.

Para proceder ao envio dos emails, basta clicar no botão Enviar E-mails.


Opção 1: Pedido dos documentos para o e-mail da empresa


Uma das opções é o envio do e-mail com a identificação dos documentos em falta para a própria empresa, para o endereço de e-mail identificado na ficha de dados da empresa.

Neste cenário, o e-mail é dirigido ao empresário ou ao administrativo na própria empresa, que tratará, posteriormente de solicitar os documentos em falta aos fornecedores identificados; esta opção é normalmente utilizada pelo contabilista, para solicitar a colaboração da empresa na recolha dos documentos em falta.


Para consultar / editar o endereço de e-mail, deverá seguir a opção de menu Empresa > Configurações > Dados da Empresa e aceder ao campo E-mail, na secção Contactos



Nesta opção, e nos casos em que é selecionado mais do que um fornecedor com documentos em falta, é possível realizar o pedido dos documentos dos diferentes fornecedores num único e-mail.



No e-mail a enviar, são identificados os fornecedores e, para cada um deles, as informações detalhadas de cada um dos documentos - número da fatura, data de emissão e valor.

É igualmente indicado qual o endereço de e-mail para o qual os documentos devem ser enviados pelos fornecedores.


Para as empresas que utilizam  o arquivo digital no Cloudware Business, o endereço de e-mail segue o formato nif@my.cloudware.pt, um endereço ativado para o envio direto de faturas para o arquivo digital.



Opção 2: Pedido dos documentos diretamente aos fornecedores


Nesta opção, o pedido de documentos em falta é enviado diretamente para o e-mail de cada fornecedor.


Caso pretenda enviar para outro endereço de e-mail que não o apresentado, poderá remover o e-mail pré-preenchido e indicar o endereço de e-mail pretendido. Adicionalmente, pode adicionar endereços de e-mail para envio do pedido de documentos em falta.


Desta forma, é importante preencher / validar  o endereço de e-mail na ficha do fornecedor, na opção de menu Empresa > Entidades > Fornecedores.


Sugerimos a seleção do tipo de contacto Financeiro (Troca de documentos).


⚠️  Nos casos em que, na ficha do fornecedor, o endereço de e-mail não esteja preenchido, é permitido / requerido o preenchimento manual do campo. Após este preenchimento manual, o endereço de e-mail é automaticamente gravado na ficha do Fornecedor, no campo Outros contactos, com o tipo de contacto Financeiro (Troca de documentos).


Ao clicar no botão de pré-visualização, pode pré-visualizar o e-mail que será enviado ao fornecedor, diretamente a partir do Cloudware Business, a solicitar os documentos em falta, indicando, para cada um deles, as informações detalhadas de cada um dos documentos - número da fatura, data de emissão e valor, bem como o endereço de e-mail para o qual os documentos devem ser enviados.


O botão Clique aqui para responder abre diretamente o e-mail na sua caixa de correio pré-definida.


Opção 3: Pedido dos documentos a partir do menu do e-Fatura


É igualmente possível aceder ao pedido de documentos a partir da página de trabalho do e-Fatura, na opção de menu Compras > Faturas > E-fatura


Nesta opção, é apenas sinalizado para pedido o documento selecionado, bastando aceder ao menu de opções, na linha do documento importado, e clicar na opção Pedir anexo por email.



Poderá, à semelhança do que acontece nas duas opções anteriores, optar por solicitar a fatura em falta ao empresário / administrativo da empresa ou, em alternativa, diretamente ao fornecedor.



Para enviar, basta clicar em Enviar E-mails.




Cláudio Miguel Carneiro

Equipa Cloudware