O primeiro passo a seguir pelas empresas que pretendam emitir faturas eletrónicas EDI às entidades públicas é o seu registo como fornecedor numa plataforma suportada pela entidade pública cliente.
Por princípio, tratando-se de uma empresa pública, portanto na esfera do Estado, esta deverá estar registada na plataforma FE-AP (Fatura Eletrónica na Administração Pública), da eSPap, indicada como referência pela própria Administração Pública.
O Cegid Cloudware Business está preparado para transmitir documentos através de três plataformas de faturação eletrónica:
- FE-AP, desenvolvida e implementada pela eSPap, sem custos de utilização;
- Saphety, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.
- Yet, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.
Desta forma, indicamos abaixo os passos para a configuração e ativação da faturação eletrónica no Cegid Cloudware Business.
1. Introdução das credenciais de acesso à plataforma de faturação eletrónica
Após o registo como fornecedor nas plataformas FE-AP da eSPap, Saphety e/ou Yet, são enviadas por cada uma das entidades as credenciais de acesso (código de utilizador e senha de acesso) para acesso aos respetivos serviços Webservice e transmissão dos documentos de faturação eletrónica através das respetivas plataformas.
Para inserir e gravar as credenciais de acesso, deve seguir a opção de menu Empresa > Configurações > Senhas da Empresa.
Na linha da plataforma pretendida, basta clicar em Editar dados e introduzir as credenciais - código de utilizador e senha de acesso. No caso da plataforma Yet existe também o campo de Cliente ID que deverá ser preenchido.
Para concluir, clique em Guardar.
2. Criação e configuração de série de documentos EDI
De seguida, deve criar e configurar uma série de documentos específica, seguindo a opção de menu Empresa > Configurações > Séries de documentos.
Aberta a página, deve clicar no botão "+", no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar série.
No assistente de configuração da série, comece por atribuir um Prefixo e garantir que a série de documentos está ativa (com o visto colocado na respetiva check-box).
O campo Prefixo é de preenchimento livre, podendo ser utilizados números e letras, representando o ano ou a descrição da série.⚠️ Deve garantir que a série de documentos está ativa, colocando o visto na respetiva check-box.O campo Descrição permite a atribuição de um texto associado ao prefixo da série, que é mostrado ao utilizador no momento da emissão das faturas.
No passo seguinte, deve ativar a série EDI, colocando o visto na check-box e selecionar a Plataforma EDI a associar - FE-AP da eSPap, Saphety ou Yet.
Para concluir, clique em Gravar.
Uma série de faturação EDI apenas pode estar associada a uma plataforma EDI, pelo que, caso pretenda emitir e transmitir faturas eletrónicas EDI através das três plataformas - eSPap, Saphety e Yet, tem necessariamente que criar uma série de faturação para cada uma delas.Saiba mais acerca da configuração das séries de documentos, clicando aqui.
3. Emissão de faturas eletrónicas EDI
O Cegid Cloudware Business permite a emissão e comunicação de faturas eletrónicas EDI através das plataformas FE-AP da eSPap, Saphety ou Yet, utilizando os serviços webservice disponibilizados.
Para criar uma fatura eletrónica EDI, deve seguir os passos habituais de criação de faturas, seguindo a opção de menu Vendas > Documentos de venda. Aberta a página, deve clicar no botão "+", no canto superior direito do ecrã, e selecionar o tipo de documento a emitir.
Aberto o ecrã de emissão do documento de faturação selecionado, o procedimento de emissão é semelhante, devendo ser preenchidos todos os campos requeridos. Saiba como criar uma fatura, clicando aqui.
Deve garantir a correta seleção da série de faturação eletrónica associada à plataforma que pretende utilizar.
A partir de uma série de documentos de faturação EDI, podem ser criados os seguintes tipos de documentos:
- FT - Faturas
- FS - Faturas simplificadas
- FR - Faturas-recibo
- ND - Notas de débito
- NC - Notas de crédito
Assim que o documento é finalizado, é colocado no estado Por Comunicar, representado pelo ícone EDI a branco.
Este ícone pode assumir várias cores, dependendo do estado de comunicação do documento, sendo permitida a consulta do detalhe de envio e receção do documento clicando no próprio ícone.
O ícone EDI pode ser representado em várias cores que correspondem aos seguintes estados:
- Branco - documento EDI ainda não enviado / comunicado;
Amarelo - documento EDI enviado com sucesso, a aguardar confirmação de receção pela entidade pública cliente;
Verde - documento EDI enviado com sucesso e com receção confirmada pela entidade pública cliente;
Vermelho - documento EDI emitido em conformidade com as regras CIUS-PT, mas rejeitado pela entidade pública cliente. Por exemplo, porque existe algum campo específico não preenchido.
Na faturação eletrónica EDI não é obrigatória a representação da fatura em PDF; o ficheiro que corresponde ao original do documento, fiscalmente relevante e a ser contabilizado, é o ficheiro XML com a sintaxe e a semântica definida pelo CIUS-PT.4. Preenchimento dos campos adicionais CIUS-PT e envio das faturas eletrónicas EDI
Para proceder ao envio do documento EDI para a entidade pública cliente, deve aceder ao menu de opções, à direita na linha do documento, e selecionar a opção Enviar por EDI.
O envio de faturas eletrónicas EDI no formato CIUS-PT pressupõe a existência de um acordo prévio entre o fornecedor e o cliente. Neste acordo, a entidade pública cliente pode requerer um conjunto de informações complementares, que normalmente existem como notas ou observações nas faturas tradicionais.
Aberto o assistente de envio do documento, ao clicar em Enviar poderá preencher os campos adicionais do documento, de acordo com as exigências / requisitos definidos pela entidade pública cliente.
Estão disponíveis os campos definidos na norma CIUS-PT, tais como o Número do Projeto, o Número do Contrato, o Número da Nota da Encomenda, o Número do Compromisso.
Cabe à entidade pública cliente definir quais os campos a preencher e respetivos dados de preenchimento.Após o preenchimento dos campos adicionais requeridos, pode proceder à validação local do ficheiro no formato CIUS-PT, que contém os dados do documento e a informação adicional requerida pela entidade pública cliente.
Só após obter um documento original no formato CIUS-PT válido poderá enviar o documento ao cliente; caso o CIUS-PT apresente algum erro, receberá um alerta para corrigir o erro, de forma a validar o ficheiro antes do envio.
A eSPap disponibiliza um validador online de documentos no formato CIUS-PT, que poderá aceder clicando aqui.Poderá proceder à descarga do documento em ficheiro no formato CIUS-PT, clicando no respetivo botão.
Para enviar o documento, basta clicar em Enviar Fatura.
Atenção! As empresas que utilizam a plataforma eSPap para envio da faturação eletrónica carecem da emissão e envio de documentos de teste, numa fase inicial. Após término do período de testes, estas empresas deverão solicitar a passagem da empresa para ambiente de produção, no Cegid Cloudware Business, reencaminhado o email da eSPap com essa indicação ao suporte do Cegid Cloudware Business. Para tal, poderão enviar um email para o endereço suporte@cloudware.pt, identificando a empresa em causa.
Cláudio Miguel Carneiro
Equipa Cloudware