As variáveis do plano de contas SNC servem para o programa conseguir interpretar o significado de cada conta e sugerir os lançamentos na contabilidade.
Nos programas de contabilidade antigos, as contas do plano são caracterizadas apenas com um código de conta numérico e respetiva descrição, por exemplo, 211 - Clientes conta corrente.
A codificação de uma conta através de uma variável, por exemplo, 21 [Operação Clientes], permitirá que o programa tenha o conhecimento e consiga distinguir uma operação de conta corrente e uma operação de factoring e saber se deve usar a conta 21[1] - Conta corrente ou 21[4] - Factoring.
Vantagens das variáveis do plano
As variáveis do plano de contas SNC podem definir-se como critérios de agrupamento ordenado das contas do plano. Podem apontar-se como exemplos de variáveis do plano, o Mercado, a Operação Clientes, o Tipo de IVA, entre outras.
A configuração do plano de contas SNC com recurso às variáveis do plano apresenta como principais vantagens:
- Normalização da estrutura de contas e subcontas nas várias categorias, de forma coerente e utilizando os mesmos dígitos;
- Criação de inteligência para a funcionalidade de sugestão automática de lançamentos;
- Agilização do procedimento de abertura de contas de entidades, sempre que é criado um novo registo – cliente, fornecedor, conta bancária, produto, serviço, entre outros;
- Navegabilidade na introdução / seleção das contas nos lançamentos contabilísticos, apresentando as opções possíveis para cada nível / digito da conta;
- Automatização na elaboração das Demonstrações Financeiras.
Configuração das variáveis
A lista de variáveis disponibilizadas pela aplicação está disponível por acesso à opção de menu Contabilidade > Planos > Variáveis, podendo ser editadas e parametrizadas pelo utilizador. Este poderá, inclusivamente, proceder à criação de novas variáveis – variáveis do utilizador.
Botão Criar Variável
O botão Criar Variável abre a caixa de diálogo para a criação de uma nova variável do plano.
Botão Criar Valor
O botão Criar Valor abre a caixa de diálogo para criação de uma nova entrada / subconta para a variável. De salientar que, para as variáveis de Entidades, este botão está inativo, atendendo a que a criação e parametrização das subcontas deve ser realizada nas respetivas tabelas, disponíveis no menu Empresa.
Lista de Variáveis
A lista de Variáveis apresenta, em linha e por ordem alfabética, todas as variáveis disponibilizadas pela aplicação, contendo a indicação dos dígitos de subconta previstos.
A opção Valor por Omissão permite, para as variáveis de Entidades, ativar a sugestão da subconta por omissão apresentada no lançamento contabilístico.
Para aceder à lista de valores / subcontas, apresentada à direita no ecrã, bastará selecionar a variável pretendida.
Lista de Subcontas
A lista de Subcontas apresenta, em linha, os valores correspondentes às subcontas dentro da variável selecionada, com a indicação do(s) dígito(s) da subconta e respetiva descrição. Para editar o registo, bastará clicar na subconta ou descrição, ou aceder ao menu de opções, à direita na linha.
A opção Ativo permite a criação / ativação da subconta no plano de contas.
A opção Por Omissão nas Entidades permite definir a subconta para sugestão por defeito no lançamento contabilístico.
Tipos de variáveis
Existem três tipos de variáveis no plano de contas que importa detalhar e distinguir, com vista à sua correta interpretação e utilização.
Enumerações de Sistema (ES)
As Enumerações de Sistema correspondem às variáveis de sistema e, portanto, constantes da estrutura do código de contas SNC.
As Enumerações de Sistema estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador ES.
Atendendo a que, por um lado, estão associadas à estrutura do plano de contas SNC, e, por outro, são fundamentais para o regular funcionamento da funcionalidade de sugestão automática do lançamento contabilístico, estas variáveis não poderão ser removidas, nem podem ser alterados os valores e as descrições originais.
Existe uma exceção para as descrições onde é indicado "(a designar)", ou a palavra Outros, como "Outros serviços", e na variável GRUPO DE SERVIÇOS. Nestes casos, será permitida a alteração da descrição, mas tendo sempre o cuidado de não desvirtuar o contexto original do valor da variável.
Com a introdução das taxonomias associadas ao plano de contas e com as novas regras associadas à certificação dos programas de contabilidade pela Autoridade Tributária (SVAT), as variáveis de sistema passaram a ter um papel ainda mais importante na estrutura do plano de contas. Ao alterar o dígito da variável de sistema ou a descrição, o utilizador estaria a desvirtuar a configuração do plano, levando à possibilidade de atribuição de taxonomias erradas e, consequentemente, a erros na geração do ficheiro SAFT-PT. Por este motivo, a partir do exercício de 2021, não será possível alterar os dígitos ou as descrições associadas às variáveis de enumeração do sistema. No caso destas variáveis terem sido alteradas em exercícios anteriores, o processo de cópia para o novo exercício baseado no plano anterior irá corrigir, no plano, as contas erradas e os valores alterados da variável para as definições base do sistema.
Reposição dos valores originais das variáveis de Sistema
Em exercícios anteriores a 2021 existia a possibilidade dos utilizadores alterarem definições nas variáveis de sistema, ou até removerem os valores sugeridos para cada uma das variáveis.
Este tipo de alterações poderá provocar falhas no comportamento do programa, nomeadamente, nas sugestões de contabilização.
Foi criada uma nova função de reposição que permite corrigir a variável de sistema sempre que tenha sido alterado ou removido algum dos valores da variável.
Para executar a função de reposição basta carregar no botão REPOR VALORES, que aparece no formulário de edição dos valores das variáveis sempre que a variável tem valores que não correspondem aos sugeridos pelo sistema.
Esta função irá corrigir os valores das variáveis e o Plano SNC.
- Os novos valores definidos pelo utilizador para a variável são mantidos, desde que não tenham nenhum digito que colida com as definições de sistema originais.
- Se tiver sido alterado algum dígito da definição original (por exemplo, o dígito 1, original para Continente, na variável MERCADO, foi substituído por outro dígito, ou alterada a descrição Continente) será reposto o dígito 1 e a descrição original.
- Serão apagadas do Plano de contas as contas que correspondem ao dígito alterado pelo utilizador, que colide com a definição original.
Após execução da função de reposição, aparecerá um formulário de confirmação com todas as alterações necessárias. Só após confirmação do utilizador é executada a reposição e respetivas correções.
Exemplo de utilização de enumerações de Sistema
Continuando com o exemplo da conta 21 Clientes, a enumeração de sistema Operação Clientes está predefinida com os valores ativos para Conta-corrente, Adiantamentos de clientes e Perdas por imparidades acumuladas. Tal significa que, no plano de contas SNC, estará definida por defeito a estrutura da conta clientes da seguinte forma:
21 - Clientes
21 1 – Clientes – Conta-corrente
21 8 – Clientes – Adiantamento de clientes
21 9 – Clientes – Perdas por imparidade acumulada
Para ativar subcontas no plano, bastará colocar o visto na opção Ativo, na linha da subconta pretendida.
A opção Por omissão nas entidades permite pré́-definir a subconta a ser movimentada na sugestão de lançamento contabilístico.
Por exemplo, no cenário de existência das contas ativas 211 (Conta - corrente), 214 (Factoring), 218 (Adiantamentos de clientes) e 219 (Perdas por imparidades acumuladas), ao selecionar a subconta 211 (Conta-corrente) como Por omissão nas entidades, esta será a subconta sugerida para movimentação da conta 21 Clientes.
Esta lógica de parametrização é aplicável a qualquer variável do Plano de Contas SNC.
Caso particular das Variáveis de Mercado
As variáveis de mercado – Mercado, Mercado Vendas e Mercado Compras – apresentam um comportamento particular na sua parametrização, relacionado com o facto de ser sugerida automaticamente, no momento de criação do exercício contabilístico, a subconta Mercado a ativar, de acordo com o preenchimento do campo País / Região , na ficha de Dados da Empresa.
Esta parametrização poderá ser, posteriormente, alterada ou complementada pelo utilizador, redefinindo o Mercado ou ativando outras subcontas.
Vejamos o seguinte cenário:
O cliente Clínica Médica, Lda. (com a subconta 001) tem sede fiscal no Continente, mas tem, igualmente, uma filial (e, portanto, operações) nos Açores.
Na criação do exercício contabilístico, é sugerida a abertura da conta correspondente ao Mercado Vendas Continente , de acordo com a informação proveniente do campo País / Região da morada da Sede, na ficha de Dados da Empresa.
21 [Operação Clientes] [Mercado Vendas] [Clientes]
21 1 1 001
21 – Clientes
21 1 – Clientes – Conta-corrente
21 1 1 001 – Clientes – Conta-corrente – Continente – Clínica Médica, Lda.
O utilizador poderá ativar a subconta 2 - Açores , acedendo à configuração contabilística do cliente, na sua ficha de Dados do Cliente, e, selecionando a variável [Mercado Vendas], colocando o visto na check-box da subconta pretendida.
Deste modo, e porque na estrutura da conta 21 – Clientes está enquadrada a variável [Mercado Vendas], com a ativação da opção Açores será automaticamente criada a respetiva subconta.
21 [Operação Clientes] [Mercado Vendas] [Clientes]
21 1 2 001
21 – Clientes
21 1 – Clientes – Conta-corrente
21 1 2 – Clientes – Conta-corrente – Açores
21 1 1 001 – Clientes – Conta-corrente – Açores – Clínica Médica, Lda.
De alertar que as variáveis de mercado [Mercado], [Mercado Vendas] e [Mercado Compras] não deverão ser removidas das máscaras das contas do Plano, em especial das classes 21 – Clientes, 22 – Fornecedores, 31 – Compras, 71 – Vendas, 72 – Prestações de Serviços, atendendo a que são indispensáveis para a sugestão / indicação das contas de IVA a movimentar.
Variáveis de Entidade (EN)
As Variáveis de Entidade representam as enumerações das principais entidades de sistema e, portanto, contêm todos os registos existentes em cada uma das tabelas da empresa.
Falamos das tabelas de Clientes, de Fornecedores, de Colaboradores, de Contas Caixa, de Contas Bancárias, de Produtos e de Serviços; disponíveis para acesso a partir do menu principal Empresa.
Apenas é permitida a utilização de uma variável de entidade em cada máscara de conta geradora.
As Variáveis de Entidades estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador EN.
Sempre que, na parametrização do plano de contas SNC, é utilizada, a par com outras variáveis, uma variável de entidade, o procedimento de seleção / ativação de subcontas é facilitado.
Retomando o exemplo da configuração contabilística em clientes, vejamos:
A conta 21 – Clientes está estruturada de acordo com as seguintes variáveis:
21 [Operação Clientes] [Tipo Relação] [Mercado Vendas] [Cliente]
Acedendo à parametrização da variável [Cliente], no menu Contabilidade > Planos > Variáveis, e selecionando o cliente para o qual se pretende aceder à configuração, será apresentada a janela de configuração contabilística da conta Cliente.
Abordando a título exemplificativo o cliente Clínica Médica, Lda., e considerando a variável [Operação Clientes], para ativar e despoletar a criação de subcontas, bastará colocar o visto nas operações pretendidas e clicar em Aplicar.
No exemplo apresentado, foi selecionada a operação 8 – Adiantamentos de Clientes, pelo que foi gerada a conta de movimento 21 8 11 001 Clientes – Adiantamentos Gerais – Continente – Clinica Dentária, Lda.
Este procedimento de configuração é aplicável a outra qualquer variável de entidade, nomeadamente: fornecedores, outras entidades, colaboradores, contas bancárias e caixas.
Enumerações do Utilizador (EU)
As Enumerações do Utilizador correspondem às variáveis criadas pelo próprio utilizador, e que, portanto, dão resposta a necessidades específicas das entidades na estrutura do código de contas SNC.
É dada, desta forma, autonomia ao utilizador de definir e aplicar variáveis específicas de agrupamento das contas, e que deem resposta a necessidades internas de estrutura das contas SNC.
As Enumerações do Utilizador estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador EU, podendo o utilizador criar as variáveis que entender, definir os valores possíveis para essas variáveis e os dígitos das subcontas a atribuir.
O exemplo apresentado representa a criação de uma variável [Canal de Distribuição], tendo sido definidos os valores a considerar, constantes da tabela de valores da variável.
Estas variáveis do utilizador podem ser utilizadas na máscara de qualquer conta e têm um comportamento em tudo semelhante ao das outras variáveis do sistema.
Posteriormente, na estrutura da conta 71 – Vendas, foi introduzida a variável do utilizador Canal de Distribuição, posicionada a seguir às variáveis de sistema [Tipo de Produto].
