O menu Compras > Guias permite o acesso ao registo das guias de transporte de fornecedor, bem como à emissão de guias de devolução a fornecedor e correspondente tarefa de comunicação do documento à Autoridade Tributária.
Criação de uma Guia de Devolução a Fornecedor
1. Selecionar o botão criar Guia de devolução
Para emitir uma guia de devolução basta aceder ao menu Compras > Guias > Guias de Devolução
Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação da guia de devolução é semelhante à criação de uma guia de transporte de fornecedor, optamos por exemplificar apenas a criação de uma guia de devolução.Atentemos ao submenu Guias, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis.
Depois de selecionada a opção Guia de devolução, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da guia de devolução de fornecedor.
2. Preenchimento dos campos da Guia de Devolução
Os campos Guia de devolução e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente.
A caixa de diálogo para emissão da guia de devolução é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações a constar no documento emitido.
a) Dados do documento
Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução do número do documento do fornecedor ou de qualquer outra referência associada.
b) Dados do fornecedor
O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.
É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de fornecedores registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de fornecedores criados. Se, eventualmente, o fornecedor ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o Cegid Cloudware Business. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Cloudware Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática.
c) Dados de carga e de descarga
Os campos Endereço permitem a pesquisa automática das moradas das entidades, permitindo a seleção das moradas pretendidas. Alternativamente, poderá proceder ao preenchimento manual dos campos de Morada e de Data e Hora de carga e descarga.
Adicionalmente poderá, no campo Matrícula, definir a matrícula do veículo que realiza o transporte.
Note-se que, depois de selecionado o fornecedor, as moradas de carga e descarga aparecem preenchidas, por defeito, com as informações da empresa e do fornecedor, mas podem ser alteradas.Existe a possibilidade de preencher várias moradas na ficha do Fornecedor, que poderá consultar no menu Empresa > Entidades > Fornecedores e definir determinada morada como Morada de Carga. Assim, quando selecionar esse mesmo fornecedor, a morada de descarga aparecerá preenchida por defeito, caso se trate de uma guia de devolução ou morada de carga, caso de trate de uma guia de transporte. Veja como criar um fornecedor aqui.d) Linhas
A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou categorias de despesa, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.
A opção Guia sem preço deverá ser ativada, caso o pretendido seja que o preço dos produtos transportados não sejam apresentados.
A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é se se trata de um Produto ou de uma Categoria de Despesa, é realizada a partir da seleção do campo que se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.
Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.
e) Observações
O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.
f) Custos
No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a guia de devolução de fornecedor, como é o caso de Transporte, Alfândega, Financeiro e Outros.
g) Gravar
Para concluir a operação, poderá gravar o documento com o estado Em preparação selecionando o botão Gravar. Neste estado, o documento não tem ainda nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer informação.
Alternativamente o documento pode também ser gravado no estado Finalizado, selecionando a opção Gravar finalizada. Neste estado não é permitida qualquer tipo de alteração posterior e o documento já terá um número.
No caso das guias de devolução, a guia pode também ser comunicada à Autoridade Tributária selecionando a opção Gravar finalizada e comunicar à AT.
No caso das guias de transporte de fornecedor, é apenas possível selecionar a opção Gravar finalizada.
Note-se que, os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.3. Consulta dos documentos criados
Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Comunicar à AT - caso a GDF ainda não tenha sido comunicada à AT, selecionando esta opção será encaminhado para a janela de comunicação de guias à Autoridade Tributária;
- Converter em nota de crédito de fornecedor - possibilidade de converter a guia de devolução de fornecedor em nota de crédito em conformidade com todas as informações registadas no documento de transporte.
Note-se que, no caso das Guias de Transporte de Fornecedor, não é possível comunicar o documento à AT, nem converter em NCF. No entanto, este tipo de documento pode ser convertido em fatura, fatura de auto faturação e/ou guia de devolução.
Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:
- Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
- Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
- Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.
Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da guia podem ser consultados por seleção da seta de expansão.Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos.
Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
