No menu Compras > Despesas de colaboradores poderá consultar todas as despesas de colaboradores criadas no programa, bem como proceder à criação de novos registos.
Criar despesa de colaborador
1. Selecionar o botão Nova despesa de colaborador
O registo de despesas de colaborador dá-se por acesso ao menu Compras > Despesas de colaboradores e seleção do botão Nova despesa de colaborador.
Após seleção deste botão será apresentada uma caixa de diálogo onde deverá ser selecionado o colaborador ao qual a despesa diz respeito.
2. Preenchimento dos dados da despesa de colaborador
Após seleção do colaborador, surgirá nova caixa de diálogo na qual deverá ser preenchida toda a informação necessária para o registo da despesa.
O campo Grupo de despesas permite a seleção do grupo de despesas relacionado com o registo, de entre os previamente criados, no menu Empresa > Configurações > Grupos de despesa.
É obrigatório o preenchimento da Data da despesa do colaborador, a Categoria de despesa relacionada com o registo e, no campo Valor c/ IVA, o valor da despesa com IVA incluído.
Adicionalmente, poderá indicar o fornecedor associado à despesa através do campo NIF, que permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para o registo do documento, e o número do documento original, no campo Nº doc. forn..
Pretendendo adicionar novas linhas para registo de mais despesas, deverá clicar no botão Adicionar despesa.
Por fim, poderá, desde logo, indicar que o documento se encontra pago, através da seleção da opção Guardar como pago. Irá, assim, surgir a secção de Informação para pagamento das despesas a registar, onde deverá indicar a data e método de pagamento.
A despesa de colaborador será gravada e registada após seleção do botão Registar despesas.
Uma vez a despesa registada, pode ser consultada na listagem de despesas. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Alterar despesa - permite a editar as informações da despesa
- Aprovar - permite à empresa aprovar a despesa
- Rejeitar - permite à empresa rejeitar a despesa caso esta não seja aprovada
Note-se que, sendo a despesa registada pela empresa, esta surge com o estado de aprovado. No caso de a despesa ter sido registada pelo colaborador, é necessária a aprovação da mesma.3. Pagar despesa
Caso não tenha selecionado a opção de Guardar como pago aquando da criação da despesa, após a aprovação da mesma, por seleção do menu deslizante, poderá ser selecionada a opção Pagar despesa para dar início à emissão do pagamento da despesa.
Uma vez selecionada esta opção, será apresentada a caixa de diálogo de emissão de pagamento que deverá ser preenchida com as informações do pagamento. Pode consultar as instruções para a criação de um pagamento, clicando aqui.
Caso pretenda, poderá dar como pagas várias despesas a partir de um único pagamento selecionando as despesas em questão e depois a opção Pagar despesa. De seguida ser-lhe-á apresentado o formulário de pagamentos que deverá preencher como indicado anteriormente.
A listagem de pagamentos realizados poderá ser consultada no menu Compras > Despesas de colaboradores > Pagamentos.
