Ecrã principal de reconciliações
O ecrã principal de reconciliações é a zona principal de trabalho do contabilista. É neste ecrã que se verifica as sugestões de associação do programa e que se realiza a associação manual de movimentos.
Este pode ser consultado, acedendo ao menu Bancos > Reconciliações > Reconciliações Bancárias.
O ecrã divide-se em duas zonas principais. Do lado esquerdo os movimentos do banco, que podem ser vistos no formato lista ou no formato extrato (documento) e do lado direito encontramos:
- Recibos: Lista de faturas de venda e respetivos recibos nos documentos já liquidados;
- Pagamentos: Lista de faturas de compra e respetivos pagamentos a fornecedores;
- Contabilidade: Lista de lançamentos na contabilidade, de acordo com o exercício selecionado e a conta de banco correspondente.
A zona inferior serve para selecionar ou consultar o conjunto de movimentos associados, tanto do banco (na esquerda) como Recibos, Pagamentos ou Contabilidade (na direita).
1. Seletor de visualização dos movimentos do banco (em lista ou em forma de extrato .pdf). Indica a percentagem de movimentos do extrato que já estão reconciliados no período escolhido na lista.
2. Seletor de tipos de documento:
- Recibos: Lista de recibos na Gestão Comercial emitidos com a conta bancária selecionada e faturas pendentes de recebimento;
- Pagamentos: Lista de pagamentos emitidos na Gestão Comercial com a conta bancária selecionada e faturas de compra ou despesas pendentes de pagamento;
- Contabilidade: Linhas dos lançamentos contabilísticos com a conta SNC associada à conta bancária selecionada no exercício fiscal escolhido. Indica a percentagem de movimentos na contabilidade que já estão reconciliados no período escolhido na lista.
3. Marcação de movimentos para reconciliação.
4. Notas de reconciliação
5. Estado do movimento:
- Verde: totalmente reconciliado;
- Amarelo: parcialmente reconciliado;
- Branco: ainda por reconciliar.
6. Estado do movimento de reconciliação selecionado na lista (ver detalhe no capítulo seguinte).
7. Conjunto de movimentos do extrato do banco que fazem parte da reconciliação selecionada.
8. Conjunto de movimentos da contabilidade que fazem parte da reconciliação selecionada.
9. Indicador de [S]ugestão de reconciliação.
Clicando no botão circular, no canto superior esquerdo, terá acesso a opções que permitem:
- Gerar sugestões de reconciliações entre os movimentos bancários e os lançamentos contabilísticos existentes, de acordo com as datas e os valores dos movimentos e lançamentos, através da opção Gerar sugestões de reconciliações do mês;
- Aceitar as sugestões de reconciliação anteriormente geradas, caso as mesmas se encontrem corretas, através da opção Aceitar as sugestões de reconciliações do mês;
- Anular as sugestões de reconciliação anteriormente geradas, caso pretenda efetuar a reconciliação manualmente, através da opção Anular as sugestões de reconciliações do mês;
- Anular todas as reconciliações efetuadas, caso pretenda refazer o trabalho de reconciliação no mês selecionado, através da opção Anular todo o trabalho de reconciliações do mês. Esta opção apenas está disponível para o contabilista responsável.
Adicionalmente, caso esteja selecionada a secção de Recibos ou Pagamentos, no separador do lado direito, terá também disponível a opção Gerar sugestões de recibos/pagamentos do mês, que permite a geração de sugestões de recibos ou de pagamentos, consoante a secção selecionada, caso existam movimentos bancários e faturas sem recibo/pagamento para a mesma data e valor.
Ao gerar sugestões de recibos/pagamentos, deverá selecionar os documentos para os quais pretende que sejam gerados os recibos/pagamentos. A opção Finalizar na contabilidade permite a finalização da sugestão de lançamento, diretamente na contabilidade.
A opção Finalizar na contabilidade está disponível quando está selecionado o Exercício Principal, no canto superior direito do ecrã, e para utilizadores com acesso de leitura e escrita ao exercício. Saiba como atribuir acesso de leitura e escrita ao exercício, clicando aqui.
Também é possível a geração do recibo/pagamento, fatura a fatura, selecionando a opção Gerar recibo ou Gerar pagamento, na linha do documento em causa.
Filtros no ecrã principal de reconciliações
Os filtros no ecrã de reconciliação funcionam de forma semelhante às restantes listas do programa, mas apresentam algumas particularidades, por forma a auxiliar o utilizador na pesquisa de movimentos através da sincronização das duas listas.
Pode entrar no ecrã de reconciliações a partir do menu principal, ou em alternativa, a partir do período de reconciliação escolhido. Se entrar a partir do período, será filtrado de forma automática o conjunto de movimentos desse período que ainda não estão totalmente reconciliados. Saiba mais acerca da posição de reconciliação, clicando aqui.
- Enquanto o Ano e o Mês dos filtros das duas listas se mantiverem iguais, se alterar o mês na lista dos Movimentos o filtro da lista direita irá acompanhar e ficará selecionado o mesmo mês em ambas as listas;
- Se alterar o Mês no filtro da lista da direita para um mês diferente da lista dos Movimentos, os filtros passam a funcionar de forma independente, até que que o utilizador volte a colocar o mesmo ano e mês nas duas listas;
- Selecionando o tabulador Recibos na lista da direita, o programa irá selecionar, na lista dos Movimentos, apenas movimentos de entrada de dinheiro na conta;
- Selecionando o tabulador Pagamentos na lista da direita, irá selecionar, na lista dos Movimentos, apenas movimentos de saída de dinheiro na conta.
Resumo do conjunto de movimentos da reconciliação
Na explicação seguinte, quando é referido Contabilidade, tal corresponde ao tabulador selecionado na parte direita do ecrã. O funcionamento será exatamente igual caso esteja selecionado Recibos ou Pagamentos. Nesse caso, a reconciliação será entre o Extrato e o documento de pagamento ou recebimento na Gestão Comercial.Ao criar um conjunto de reconciliação entre o banco e os recibos ou pagamentos, no caso desses documentos se encontrarem já finalizados na contabilidade, o utilizador estará ao mesmo tempo a realizar a reconciliação do movimento contabilístico.1. Não existe nenhum movimento selecionado para reconciliação e o conjunto de movimentos ainda não se encontra criado. O utilizador pode iniciar um conjunto de reconciliação carregando em Criar ou, em alternativa, selecionando um movimento na lista do banco ou na contabilidade.
2. Foi iniciado um conjunto de reconciliação, selecionado um movimento bancário. Mas, ainda não foi selecionada a sua contrapartida na contabilidade. O conjunto fica a "amarelo" sempre que existe uma diferença e o valor dessa mesma diferença é indicado a vermelho, (que, neste caso, é de € 14,95). O utilizador pode optar por fechar o conjunto neste estado, carregando em Fechar e continuar mais tarde o trabalho.
3. O conjunto de movimentos selecionado no banco e na contabilidade contêm valores correspondentes. Carregando em Fechar o utilizador está a terminar o trabalho de reconciliação desse conjunto de movimentos.
4. Desde que o período de reconciliação não se encontre fechado, o utilizador pode alterar qualquer conjunto de movimentos reconciliados. Para isso deverá carregar em Editar, no conjunto. O indicador passará de imediato para o estado anterior (3), para poder, então, retirar ou acrescentar novos movimentos ao conjunto e, de seguida, carregar novamente em Fechar.
5. O indicador [S] corresponde a uma sugestão de reconciliação dada pelo programa. Se o utilizador se posicionar na lista sobre a linha com a sugestão de reconciliação, poderá aceitar essa sugestão carregando em Aceitar no conjunto de movimentos, ou em alternativa no ícone [S] da lista correspondente à seleção. Se não pretender aceitar a sugestão, em alternativa pode carregar em Editar e modificar o conjunto de reconciliação.
Colocando o cursor sobre a lista de movimentos de sugestão, na coluna do ícone [S], com a tecla ESPAÇO, pode aceitar e, com a seta, navegar para o registo seguinte. Será uma forma simples de aceitar várias sugestões.