O menu Vendas > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de venda emitidos. Estão igualmente enquadrados neste menu a criação de Avenças, a comunicação de débitos diretos, bem como a comunicação de documentos ao e-fatura.
O Cegid Cloudware Business suporta, além de outros, o registo dos seguintes documentos de venda:
- Nota de crédito
- Nota de débito
Criação de uma Nota de Crédito
A criação de uma nota de crédito/débito pode ser efetuada de duas formas distintas: diretamente na linha do documento a regularizar ou de forma independente.
Importa, também, referir que, quando a nota de crédito/débito regulariza um documento já registado no Cegid Cloudware Business, sugerimos a criação deste documento retificativo diretamente a partir da linha do documento a retificar, por seleção da opção Emitir nota de crédito/débito, através do acesso ao menu deslizante. Desta forma, garante que o documento retificativo surgirá na hierarquia do documento original e que o valor retificado ficará imediatamente refletido no valor total do documento original.
Nos casos em que a nota de crédito/débito retifica vários documentos, o registo deste documento deverá ser feito de forma independente.
A seguir, exemplificamos então a criação de uma nota de crédito de forma independente, sendo que o preenchimento do formulário de criação do documento é igual em ambos os casos.
1. Selecionar o botão criar Nota de Crédito
Para registar uma nota de crédito basta aceder ao menu Vendas > Faturas > Notas de crédito.
Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação da Nota de crédito e da Nota de débito é igual, vamos apenas exemplificar a criação de um deles. Atentemos ao submenu Faturas, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis.
Depois de selecionada a opção Nota de crédito, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da Nova nota de crédito.
2. Preenchimento dos campos da Nota de crédito
Os campos Nova nota de crédito e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente.
A caixa de diálogo para emissão da nota de crédito é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações que constam no documento a registar.
a) Dados do documento
Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução do número do documento do cliente ou de qualquer outra referência associada.
b) Dados do cliente
O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do cliente a selecionar para a emissão do documento.
É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de clientes registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de clientes criados. Se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o programa. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Cloudware Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática.
c) Linhas
A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou serviços, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.
A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é se se trata de um Produto ou de um serviço, é realizada a partir da seleção do campo que se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.
Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.
d) Observações
O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.
e) Gravar
Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Gravar Finalizada para garantir que o mesmo se encontra devidamente criado e finalizado.
Note-se que os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.3. Consulta dos documentos criados
Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Emitir recibo - permite a emissão do recibo do documento;
- Comunicar à AT - Permite a comunicação do documento à AT via Webservice;
- Ver/Editar sugestão - abre um novo separador, no menu Contabilidade, onde é possível visualizar e editar o lançamento associado a este documento.
A emissão do recibo apenas será possível para valores superiores ou iguais a 0.
De notar que as ações disponíveis no menu deslizante podem variar de acordo com o tipo de documento selecionado.Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:
- Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
- Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
- Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.
Ainda através deste menu, é possível finalizar a sugestão de lançamento do documento de venda selecionando a opção Finalizar CTB. Sugerimos que esta opção seja apenas selecionada depois de verificada a sugestão de lançamento no separador Contabilidade e caso não seja necessário proceder com alterações ao lançamento. De notar também, que esta opção aparece apenas quando existe um exercício selecionado (canto superior direito).
Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos.
Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
Regularização de uma Nota de Crédito
Após o registo do documento retificativo de forma independente, o valor do mesmo pode ser justificado com o valor dos documentos originais, por forma a que não se mantenham valores pendentes de regularização, ou seja, por forma a que o valor fique refletido no valor total dos documentos originais. Para tal, bastará na linha da nota de crédito/débito criada selecionar a opção Emitir Recibo no menu deslizante.
Na nova janela de emissão do recibo, o documento retificativo já aparecerá selecionado, faltando apenas selecionar os documentos originais que foram retificados por este ou o valor pago (caso o valor retificado seja diferente do valor pendente). Depois de selecionados os documentos retificados, bastará avançar para as opções de pagamento.
