O primeiro passo para a utilização do módulo de contabilidade passa pela criação do exercício fiscal. Desta forma, indicamos, de seguida, os passos para a criação do exercício, no Cegid Cloudware Business.
Criação do Exercício fiscal
Para criar o exercício deverá aceder ao menu Contabilidade > Exercícios > Exercícios.
Aqui, deverá carregar no botão Novo Exercício.
Apenas o perfil de acesso Contabilista responsável tem permissão para efetuar a criação do exercício fiscal.No formulário são apresentadas as seguintes opções:
- Plano SNC modelo do contabilista: utiliza o modelo e as configurações do mesmo para proceder à criação do ano fiscal;
- Plano SNC de uma empresa do contabilista: permite criar um exercício através de um plano criado em qualquer uma das empresas do contabilista e deve ser a opção a utilizar quando deseja continuar com o plano e configurações do exercício anterior;
- Plano SNC sugerido pelo Cegid Cloudware Business: plano modelo criado pela aplicação, com as configurações básicas de contabilização;
- Importar por SAF-T de contabilidade: permite importar exercícios fiscais através do ficheiro SAF-T(PT) de contabilidade.
Plano SNC modelo de contabilista
Ao selecionar a opção Plano SNC modelo de contabilista, deverá, no passo seguinte, escolher um dos modelos de contabilista ativos, sendo que, apenas estão ativos para seleção, os modelos de contabilista previamente criados, no menu Contabilidade > Exercícios > Modelos do contabilista.
No campo Obter numeração das sub-contas de entidade do exercício deverá escolher o exercício a partir do qual se pretende a cópia das sub-contas das entidades do exercício.
As alterações efetuadas ao modelo do contabilista posteriores à criação do exercício não serão refletidas no mesmo.Plano SNC de uma empresa do contabilista
Ao escolher a opção Plano SNC de uma empresa do contabilista, deverá selecionar a empresa que pretende copiar e qual o exercício para a cópia da numeração das entidades.
De alertar que deve escolher esta opção na passagem de ano fiscal, pois desta forma são copiadas as configurações e subcontas do ano anterior.
Apenas estão disponíveis para seleção as empresas com o módulo de contabilidade ativo e com exercício(s) fiscal(ais) criados.Quando o exercício é criado com base noutra empresa do contabilista, é possível efetuar a cópia de categorias de despesa da empresa origem para a empresa de destino. Sendo possível eliminar categorias que não existam na empresa origem e ainda redefinir as definições do plano SNC das categorias de despesa.
Caso não opte por esta opção no momento da criação do exercício, poderá realizar a redefinição de categorias de despesa no menu Contabilidade > Configuração > Redefinir configurações. Clique aqui para saber mais.
Plano SNC sugerido pelo Cegid Cloudware Business
Ao selecionar a opção Plano SNC sugerido pelo Cegid Cloudware Busines, é questionado sobre o tipo e modelo que pretende criar. Desta forma, deve escolher o modelo de acordo com plano de reporte e taxonomia associada.
De notar que o Cegid Cloudware Business possui as taxonomias automaticamente configuradas e associadas às contas, de acordo com a estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT), sem que seja necessário realizar parametrizações adicionais.
O campo Obter numeração das subcontas de entidade do exercício permite alocar a terminação das contas das entidades criadas em exercícios anteriores para o novo exercício, ou seja, a cópia dos últimos dígitos das contas de clientes, fornecedores, colaboradores, contas bancárias e caixas.
Importar por SAF-T(PT) de contabilidade
Selecionando a opção Importar por SAF-T(PT) de contabilidade, terá de escolher a taxonomia correspondente, que deverá estar de acordo com a taxonomia indicada no ficheiro SAF-T. Caso a taxonomia escolhida não corresponda à que está definida no ficheiro SAF-T, será devolvido um erro e o ficheiro não será importado.
De seguida, deverá, então, carregar o ficheiro SAF-T(PT) a importar ao clicar no botão Carregar ficheiro ou ao arrastar o mesmo para a área delimitada a tracejado.
Configurações do exercício
No passo final da criação do exercício, são solicitadas informações sobre o mesmo, nomeadamente, sobre a utilização de contabilidade analítica e fluxos de caixa. É também neste menu que pode alterar a denominação do exercício, através do campo Descrição.
O Ano de início e o Mês de início deverão ser preenchidos de acordo com o período de tributação em IRC da entidade, sendo que o campo Mês final será preenchido automaticamente, de acordo com o mês inicial selecionado.
- Opção Exercício principal: permite definir o exercício como atual e sugerido no acesso ao módulo.
- Opção CTB organizada: quando selecionado o modelo de parametrizações Microentidades (ME) – Taxonomia M é permitido remover a opção por contabilidade organizada.
- Opção Usa contabilidade analítica?: permite a opção por contabilidade analítica no exercício.
- Opção Usa fluxos de caixa?: permite a opção por fluxos de caixa e acesso à Demonstração dos Fluxos de Caixa.
Não é permitida a ativação das opções Usa contabilidade analítica? e/ou Usa fluxos de caixa? num exercício criado e com lançamentos finalizados.Aquando da criação do exercício, o programa irá assumir o País/Região que estiver definido na morada da sede da empresa, no menu Empresa > Configurações > Dados da Empresa. No entanto, este campo, assim como os restantes, poderão ser alterados após a criação do exercício. Para tal, deverá aceder ao menu Contabilidade > Exercícios > Exercícios e, na linha do exercício que pretende configurar, deverá abrir o menu de opções, selecionando a opção Modificar exercício.
Apenas o utilizador com o perfil de Contabilista responsável terá permissão para configurar o exercício.
Saiba, também, como atribuir aos seus colaboradores acesso ao exercício fiscal, clicando aqui.