O Cegid Cloudware Business suporta os tipos de documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços Orçamentos (OR) e Faturas Pró-forma (FP).
Os orçamentos e as faturas pró-forma não possuem qualquer diferença entre elas do ponto de vista de estrutura, pelo que a sua utilização deverá divergir apenas no que toca à sua finalidade comercial.
Criação de um Orçamento
1. Selecionar o botão criar Orçamento
Para emitir um orçamento ou fatura pró-forma, deve-se aceder ao menu Vendas > Orçamentos e selecionar a opção Orçamentos ou Faturas pró-forma, consoante o pretendido.
Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação dos orçamentos e das faturas pró-forma é igual, vamos apenas exemplificar apenas com a criação do orçamento.
Para criar um orçamento, deve-se carregar no botão "+". Através do menu deslizante também é possível criar uma fatura pró-forma.
2. Preenchimento dos campos do orçamento
Campo Novo orçamento: seletor do tipo de documento (Orçamento ou Fatura pró-forma).
Campo Série: seletor da série do documento. A série apresentada por defeito é a que assim está definida no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas. Saiba mais acerca desta configuração, clicando aqui.
Moeda: seletor da moeda, permitindo emitir documentos em uma moeda diferente da moeda corrente em Portugal. Saiba como criar uma fatura em moeda estrangeira, clicando aqui.
Desconto cabeçalho: possibilidade de aplicar uma percentagem de desconto sobre todas as linhas do documento.
a) Preenchimento dos dados do cliente
É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de clientes registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de clientes criados. Se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o Cegid Cloudware Business. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Cloudware Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática.
b) Preenchimento das linhas do documento
A opção Preços com IVA deve ser selecionada de acordo com a definição prévia dos preços nas fichas de produtos e serviços, para evitar erros de arredondamento. Isto é, caso o preço do produto/serviço que se pretende adicionar inclua o IVA e, portanto, caso a opção Preços com IVA esteja selecionada na ficha do produto/serviço, no orçamento, esta opção terá de ser, igualmente, selecionada.
O seletor do tipo de item (assinalado na imagem) possibilita a seleção de Produtos, Serviços ou Descritores, consoante o item que se quer adicionar. O campo de pesquisa (Cod.) filtra à medida que são digitados caracteres.
De ressalvar que a utilização de um descritor pressupõe a venda de um item que não faz parte daquilo que é a atividade regular da empresa (por exemplo, um bem do Ativo Fixo Tangível). Saiba como criar um descritor, clicando aqui.Caso o produto ou serviço pretendido ainda não esteja criado na base de dados do Cegid Cloudware Business, poderá clicar no botão "+", no campo Código, que permite criar um produto ou serviço sem sair do menu de edição do orçamento. Para saber como criar novos produtos ou serviços, consulte os artigos Criação de fichas de produtos e Criação de fichas de serviços.
Os campos de Descrição, Unidade, Preço e IVA serão preenchidos automaticamente com as informações que constam na ficha do item selecionado, podendo, no entanto, ser editados.
Se o item for isento de IVA, deve-se posteriormente preencher corretamente o Motivo de Isenção correspondente, que irá surgir após selecionar a taxa de IVA de 0%.
Adicionalmente, poderá ser introduzido um Desconto, em percentagem, na linha do item. Aqui, é possível introduzir descontos simples ou compostos. Poderá utilizar descontos compostos inserindo o desconto no formato 5+3 ou 5%+3%.
Por fim, o campo Observações poderá ser utilizado para introduzir dados adicionais que vão ser impressos no documento emitido.
c) Gravar documento
O botão Gravar, coloca o documento no estado Em preparação. Neste momento, o documento ainda não tem nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer campo de informação. Alternativamente, selecionando o menu deslizante do botão, é possível gravar o documento como Finalizado. Neste estado, o documento é assinado e é-lhe atribuído um número. No estado Finalizado, o documento pode ser enviado ao cliente por email ou em papel recorrendo à impressão normal. Poderá, também, selecionar a opção Gravar finalizada e enviar por email. Neste caso, o Cegid Cloudware Business grava o documento, este é assinado, sendo-lhe atribuído um número, e é enviado para o email do cliente. No menu deslizante do botão, pode ainda Gravar e adjudicar. Ao selecionar esta opção, o programa finaliza o documento, atribuindo-lhe um número e marca o mesmo como adjudicado.
3. Consultar o Orçamento
Após gravar o orçamento, poderá consultar a mesma no painel onde surgem os documento emitidos, através do menu Vendas > Orçamentos. Neste menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
É, também, possível aceder ao menu deslizante carregando na seta azul, que se encontra à direita de cada documento, onde poderá marcar o orçamento como adjudicado ou converter o mesmo em guia de remessa, guia de transporte ou fatura. Adicionalmente, poderá imprimir, descarregar ou enviar o orçamento ao cliente por email (saiba como enviar um documento de venda por email, clicando aqui).
Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir do orçamento podem ser consultados por seleção da seta de expansão, à esquerda da linha do documento.
Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:
- Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
- Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
- Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.