O que são Guias de Transporte?
As Guias de transporte são documentos que acompanham o transporte de mercadorias (de acordo com o regime dos bens em circulação) em território nacional.
De acordo com a Autoridade Tributária e Aduaneira, os bens de circulação são todos os materiais que se encontram fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda.
Os tipos de documento de transporte suportados são:
- Guias de remessa
- Guias de transporte
- Guias de movimentação de ativos próprios
- Guias de devolução
- Guias de consignação
Criação de uma Guia de Transporte
1. Selecionar o botão Guia de Transporte
Para criar um documento de transporte basta aceder ao menu Vendas > Documentos de Transporte > Guia de transporte e selecionar o submenu referente ao tipo de documento pretendido.
Note-se que, uma vez que na sua génese a criação dos cinco tipos de documentos é igual, vamos apenas exemplificar a criação da Guia de Transporte.Atentemos ao submenu Documentos de Transporte, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão "+", no canto superior esquerdo, que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis. A opção com o nome Importar resultados de comunicação permite a importação dos códigos que resultaram da comunicação prévia dos documentos de transporte à AT.
Aqui, poderá, então, criar um Documento de Transporte, selecionando o tipo de documento desejado, ou importar resultados de comunicação a partir de um ficheiro de formato .xml.
2. Preenchimento dos campos da Guia de Transporte
Iremos agora emitir um documento de transporte para que se possam detalhar os campos que se devem preencher na criação de um documento deste tipo.
Campo Nova guia de transporte: permite alterar o tipo de documento selecionado entre Guia de Remessa, Guia de Transporte, Guia de Movimentação de Ativos Próprios, Guia de Consignação ou Guia de devolução.Série: permite alterar a série do documento definida por omissão, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas. Saiba mais acerca desta configuração, clicando aqui.
Desconto cabeçalho: introdução de desconto que será aplicado em todas as linhas do documento.Totais: ilustra os valores totais inseridos no documento.
2.1. Tipo de destinatário
Existem três tipos de destinatários passíveis de seleção.
O tipo de destinatário Determinado, sujeito passivo, serve para os casos em que o destinatário é sujeito passivo de IVA e a entidade emissora do documento de transporte pode, ou não, estar obrigada a comunicá-lo à Autoridade Tributária e Aduaneira em data anterior à data de início de transporte.
Por seu turno, o tipo de destinatário Não sujeito passivo, abarca as situações nas quais o destinatário é não sujeito passivo de IVA.
Por fim, o tipo de destinatário Não determinado (guia global) serve para os casos particulares em que nem o local de entrega nem o destinatário final são conhecidos. Nestes casos, não é necessário, naturalmente, preencher o campo dos dados do cliente, uma vez que o próprio programa os bloqueia automaticamente:
2.2. Preenchimento dos Dados do cliente
É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de clientes registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de clientes criados.
Se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o Cegid Cloudware Business. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Cloudware Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática.
Existe a possibilidade de preencher várias moradas na ficha do Cliente, que poderá consultar no menu Empresa > Entidades > Clientes, e definir determinada morada como Morada de Descarga. Assim, quando esse mesmo cliente for selecionado, a morada de descarga aparecerá preenchida por defeito no documento de transporte. Saiba mais acerca da configuração de uma ficha de cliente, clicando aqui.c) Dados de carga e de descarga
Depois de preencher os Dados do Cliente temos abaixo a imagem, que nos apresenta os seguintes campos:
Dados de Carga
Os dados de carga vão aparecer preenchidos por defeito com os dados indicados na sede da empresa. Pode selecionar outras moradas que já estejam preenchidas na ficha da empresa como moradas adicionais. Pode também introduzir uma nova morada se a morada de carga for diferente das indicadas na ficha da empresa.
Dados de Descarga
Se o cliente já tiver a sua ficha preenchida com morada, os dados de descarga serão preenchidos por defeito com esses dados. Pode selecionar outras moradas que já estejam preenchidas na ficha do cliente como moradas adicionais. Pode também introduzir uma nova morada se a morada de carga for diferente das indicadas na ficha do cliente.
Nos campos Data e Hora de Carga deve ser selecionada a data e hora de carga em que se vai iniciar o transporte.
d) Preenchimento das linhas do documento
Ao preencher a linha do documento, se for digitado um código de produto existente na base de dados, será realizada uma pesquisa por aproximação. Serão apresentadas as sugestões de produtos/serviços existentes e ao selecionar o produto/serviço os dados da linha são automaticamente preenchidos, pelo que não é necessário preencher o campo Preço. Basta colocar apenas as quantidades movimentadas dos produtos, especificando-se as unidades ou outras medidas correspondentes.
e) Gravar documento
O botão Gravar, coloca o documento no estado Em preparação. Neste momento, o documento ainda não tem nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer campo de informação. Alternativamente, selecionando o menu deslizante do botão, é possível gravar o documento como Finalizado. Neste estado, o documento é assinado e é atribuído um número. No estado Finalizado, o documento pode ser enviado ao cliente por email ou em papel recorrendo à impressão normal. Poderá, também, selecionar a opção Gravar finalizada e enviar por email. Neste caso, o Cegid Cloudware Business grava, o documento é assinado, sendo-lhe atribuído um número, e é enviado para o e-mail do cliente. No menu deslizante do botão pode ainda Gravar finalizada e comunicar à AT. Ao selecionar esta opção, o programa grava, assinando o documento e atribuindo um número, sendo depois aberta a janela de comunicação com a AT para que seja preenchido o NIF ou utilizador e a senha do portal e-fatura.
3. Consultar a Guia de Transporte
Posto isto, poderá consultar a guia criada no painel onde surgem os documentos emitidos. Na linha de cada documento surge o botão Comunicar, para efetuar a comunicação do documento de transporte à AT. Depois de comunicado, o código resultante surge neste campo.
É, também, possível aceder ao menu deslizante carregando na seta azul que se encontra à direita de cada documento, onde estão disponíveis as opções:
- Atribuir código da AT: se a comunicação do documento não foi efetuada através do Cegid Cloudware Business, é permitida a introdução manual do código resultante da comunicação por outra via.
- Converter em fatura: possibilidade de converter o documento de transporte em uma fatura em preparação, conservando todos os dados do documento original
- Emitir documento de alteração: emissão de um documento de alteração relativamente ao documento de transporte original.
Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos:
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
Efetivamente é possível emitir diversos tipos de documentos de transporte, sendo eles
- Guias de remessa;
- Guias de transporte;
- Guias de movimentação de ativos próprios;
- Guias de devolução;
- Guias de consignação.
Naturalmente que os tipos de documentos acima descritos estão previstos à luz do regime de bens em circulação em vigor, servindo todos eles propósitos específicos que não nos cabe a nós detalhar exaustivamente. Ainda assim iremos, em traços gerais evidenciar as diferenças entre eles.
As guias de remessa e as guias de transporte não possuem qualquer diferença entre elas do ponto de vista de estrutura, pelo que a sua utilização deverá divergir apenas no que toca à sua finalidade comercial.
Relativamente às guias de movimentação de ativos próprios, estas devem ser emitidas nos casos em que se transportam bens pertencentes ao Ativo Fixo Tangível de determinada entidade.
As guias de devolução, como o próprio nome indica, devem ser emitidas nos casos em que determinados bens/mercadorias são devolvidos.
As guias de consignação são criadas quando, em relação a determinado transporte, está subjacente um contrato de consignação.