O menu Compras > Stocks confere o acesso à área de stocks e inventário, ao controlo e gestão de todos os movimentos de stocks gerados pelos documentos de compra, de venda e de regularização.
Estão enquadradas neste menu as existências, os produtos a encomendar, tarefas de acertos de stock, registo de consumos internos e também a criação de sugestões de stock.
Configuração inicial do módulo de stocks
1. Ativação do controlo de stocks
Se este módulo de stocks se encontrar inativo, o acesso a este menu e ao Relatórios de stocks, fica desabilitado.
Desta forma, para ativar o módulo, através do menu Empresa > Configurações > Dados da empresa, deverá aceder ao separador Opções de stocks e selecionar o botão Ativar Stocks.
Caso se trate da primeira ativação do módulo na empresa, e caso não existam, ainda, documentos de vendas e de compras emitidos, é considerada a informação constante no Inventário inicial, assim como todos os movimentos (acertos, definições ou emissão de documentos de vendas/compras) realizados após a ativação, independentemente da data do movimento ser anterior, igual ou posterior à da ativação do módulo.
Pelo contrário, se já existirem documentos emitidos antes da ativação, o Inventário Inicial não é considerado, sendo necessário realizar uma Definição de stock, com os produtos já criados e com a data da ativação do módulo, devido à criação automática de um reset ao módulo de stocks, com data do dia anterior ao da ativação do mesmo. Os documentos emitidos após a ativação com data anterior serão, no entanto, considerados. Por outro lado, para produtos criados após a ativação do módulo de stocks o Inventário Inicial já será considerado.
Posteriormente, se desativar o módulo de stocks o Preço de Custo Médio (PCM) e as quantidades de todos os produtos ficarão a zeros, independentemente de o módulo voltar a ser ativado no mesmo dia.
Caso o módulo seja reativado novamente, será criado um reset interno a zero, com a data do dia anterior.
Aqui, poderá também definir se pretende permitir quantidades de stock negativas, por seleção da opção Permite a finalização de documentos que possam levar o stock a negativo.
Uma vez selecionada esta opção, o programa irá automaticamente gerar movimentos de stock temporários (MST) para permitir a finalização de documentos que levariam o stock a negativo. Isto é, suponhamos que o produto A tem stock nulo aquando a emissão de uma fatura que dará saída de 2 unidades de produto. Com esta opção selecionada, nestes casos, o programa irá registar um MST a dar entrada de 2 unidades do produto para que a emissão da FT possa ser finalizada.
Note-se que os MST deverão ser, posteriormente, regularizados com uma fatura de compra (com data anterior à data do movimento) ou documento de regularização de stock (acerto de quantidade ou definição de stock). De outra forma o stock apresentado terá em consideração este movimento automático do programa. Saiba como criar uma fatura de compra, clicando aqui, ou, então como criar um acerto de quantidade ou definição de stock, clicando aqui.
Caso o pretendido seja que o programa barre a finalização de documentos por não haver stock suficiente esta opção deverá ser mantida desselecionada.
Tendo selecionado a opção Permite a finalização de documentos que possam levar o stock a negativo, posteriormente, caso se remova a mesma, será gerado automaticamente um reset ao módulo de stocks à data do dia anterior, com as respetivas quantidades e PCM.
2. Definição das opções de stock e da estrutura de custos indicativa dos produtos
Acedendo à ficha de produto no menu Empresa > Itens > Produtos, verificará que, por defeito, a opção Sujeito a controlo de stock? já aparece selecionada. Caso não pretenda que o stock de determinado produto seja gerido deverá desativar esta opção.
Para os produtos com controlo de stock, deverá preencher os campos das opções de stocks e dos custos adicionais incorridos na compra.
Os campos Data da última compra e Data da última venda são automaticamente preenchidos a data do último documento de compra/venda emitido e finalizado (não sendo considerados os documentos anulados).
Ao inativar e ativar um produto ou o respetivo controlo de stocks no mesmo dia, é recalculado o stock do item para o dia em causa, sendo que os movimentos do dia são considerados. Neste caso, não irá aparecer qualquer referência da ativação/desativação no extrato do artigo.
Caso a desativação e respetiva reativação sejam efetuadas em dias distintos, será gerado automaticamente um movimento de stock que colocará o stock e o preço de custo médio a zeros.
3. Registo da inventariação inicial
Após a ativação do módulo de stocks e parametrização dos produtos, deverá inserir a contagem inicial de stocks, no documento de Inventário Inicial, automaticamente gerado pela aplicação à data da ativação do módulo. Para tal, deverá seguir a opção de menu Compras > Stocks > Acertos de stock e clicar no documento de Inventário Inicial apresentado.
Em alternativa poderá carregar um ficheiro Excel com essa mesma informação. Poderá descarregar o ficheiro Excel, através da opção Excel para contagem, presente no lado direito do ecrã. Após o preenchimento do ficheiro Excel, deverá, então, clicar na seta à direita do botão Acerto de quantidade e escolher a opção Carregar inventário, para importar o ficheiro.
