No menu Compras > Despesas de colaboradores poderá consultar todas as despesas de colaboradores criadas no programa, bem como proceder à criação de novos registos.
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Criar despesa de colaborador
1. Selecionar o botão Nova despesa de colaborador
O registo de despesas de colaborador dá-se por acesso ao menu Compras > Despesas de colaboradores e seleção do botão Nova despesa de colaborador.
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Após seleção deste botão será apresentada uma caixa de diálogo onde deverá ser selecionado o colaborador ao qual a despesa diz respeito.
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2. Preenchimento dos dados da despesa de colaborador
Após seleção do colaborador, surgirá nova caixa de diálogo na qual deverá ser preenchida toda a informação necessária para o registo da despesa.
O campo Grupo de despesas permite a seleção do grupo de despesas relacionado com o registo, de entre os previamente criados, no menu Empresa > Configurações > Grupos de despesa.
É obrigatório o preenchimento da Data da despesa do colaborador, a Categoria de despesa relacionada com o registo e, no campo Valor c/ IVA, o valor da despesa com IVA incluído.
Adicionalmente, poderá indicar o fornecedor associado à despesa através do campo NIF, que permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para o registo do documento, e o número do documento original, no campo Nº doc. forn..
Pretendendo adicionar novas linhas para registo de mais despesas, deverá clicar no botão Adicionar despesa.
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Por fim, poderá, desde logo, indicar que o documento se encontra pago, através da seleção da opção Guardar como pago. Irá, assim, surgir a secção de Informação para pagamento das despesas a registar, onde deverá indicar a data e método de pagamento.
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A despesa de colaborador será gravada e registada após seleção do botão Registar despesas.
Uma vez a despesa registada, pode ser consultada na listagem de despesas. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Alterar despesa - permite a editar as informações da despesa
- Aprovar - permite à empresa aprovar a despesa
- Rejeitar - permite à empresa rejeitar a despesa caso esta não seja aprovada
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Note-se que, sendo a despesa registada pela empresa, esta surge com o estado de aprovado. No caso de a despesa ter sido registada pelo colaborador, é necessária a aprovação da mesma.
3. Pagar despesa
Caso não tenha selecionado a opção de Guardar como pago aquando da criação da despesa, após a aprovação da mesma, por seleção do menu deslizante, poderá ser selecionada a opção Pagar despesa para dar início à emissão do pagamento da despesa.
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Uma vez selecionada esta opção, será apresentada a caixa de diálogo de emissão de pagamento que deverá ser preenchida com as informações do pagamento. Pode consultar as instruções para a criação de um pagamento, clicando aqui.
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Caso pretenda, poderá dar como pagas várias despesas a partir de um único pagamento selecionando as despesas em questão e depois a opção Pagar despesa. De seguida ser-lhe-á apresentado o formulário de pagamentos que deverá preencher como indicado anteriormente.
A listagem de pagamentos realizados poderá ser consultada no menu Compras > Despesas de colaboradores > Pagamentos.
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