No menu Compras > Despesas de colaboradores, poderá consultar todas as despesas de colaboradores criadas no programa, bem como proceder à criação de novos registos.
Criar mapa de deslocações
1. Selecionar o botão Novo mapa de deslocações
O registo de despesas de colaborador dá-se por acesso ao menu Compras > Despesas de colaboradores e seleção do botão Novo mapa de deslocações.
Após seleção deste botão será apresentada uma caixa de diálogo onde deverá ser selecionado o colaborador ao qual a despesa diz respeito.
2. Preenchimento dos dados da despesa de colaborador
Após seleção do colaborador, surgirá nova caixa de diálogo na qual deverá ser preenchida toda a informação necessária para o registo do mapa de deslocações.
Nas informações gerais, os campos Matrícula e Nome do proprietário permitem identificar o veículo usado para a deslocação.
Os separadores Estado e Totais são informativos e, portanto não podem ser editados, permitindo, respetivamente, consultar o estado atual do mapa de deslocações (Em aprovação, Aprovado, Rejeitado ou Pago) e os totalizadores do mapa de deslocações, em conformidade com o preenchido nas linhas do documento.
No separador Deslocações devem ser indicadas as informações de cada deslocação a incluir neste mapa, incluindo o Tipo de deslocação (Nacional ou Internacional) os locais de Origem e de Destino, o número de quilómetros (campo de preenchimento opcional), a data e hora da partida e da chegada e a Descrição dos trabalhos realizados.
Após o preenchimento dos campos no separador Deslocações, o programa irá calcular, automaticamente, o valor total da deslocação, tendo em conta o número de quilómetros e o número de dias em causa. Poderá verificar o cálculo efetuado, colocando o cursor sobre o valor total.
Para mais dúvidas acerca do cálculo efetuado, sugerimos que clique no botão ajuda?, na linha do separador Deslocações, à direita, onde é fornecida informação relevante para os cálculos aplicados.
Por seleção do botão Adicionar deslocação, é apresentada uma nova linha de deslocação
a preencher.
Selecionando o botão Gravar em preparação, o documento ficará no estado Em preparação, o que permitirá fazer alterações posteriores, como adicionar novas linhas de deslocações.
Por seleção do botão Gravar como aprovado, o documento será gravado no estado Aprovado.
Uma vez o mapa de deslocações registado, este pode ser consultado na listagem de despesas. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Pagar mapa de deslocações
- Reverter aprovação
- Anular mapa de deslocações
Note-se que algumas das opções apresentadas no menu deslizante variam de acordo com o estado do documento.
3. Pagar mapa de deslocações
Após a aprovação da despesa, por seleção do menu deslizante, poderá ser selecionada a opção Pagar mapa de deslocações para dar início à emissão do pagamento do mapa de deslocações.
Uma vez selecionada esta opção, será apresentada a caixa de diálogo de emissão de pagamento que deverá ser preenchida com as informações do pagamento como a data do pagamento, o método do pagamento e o valor efetivamente pago. Poderá ainda acrescentar algumas informações adicionais nos campos Observações internas, caso se trate de informação de uso interno, e Observações, caso pretenda que esta informação adicional esteja visível no documento impresso como comprovativo de pagamento.
A listagem de pagamentos realizados poderá ser consultada no menu Compras > Despesas de colaboradores > Pagamentos.
