A reconciliação bancária
O processo de reconciliação bancária é uma tarefa de comparação e conferência dos movimentos no extrato bancário com os movimentos na contabilidade da empresa.
Este procedimento de controlo deve ser realizado periodicamente, pois permite detetar possíveis erros e discrepâncias nos movimentos de tesouraria, ou mesmo falhas no registo por parte do banco.
Cada um dos períodos de verificação é denominado no programa por Período de reconciliação. Na opção de menu Posição de reconciliação do menu Bancos > Reconciliações, o utilizador poderá encontrar uma lista com os períodos de reconciliação existentes, e aqui conseguirá também criar novos períodos.
A partir da lista de períodos de reconciliações é possível aceder ao ecrã principal de reconciliações da respetiva conta bancária filtrando os movimentos do banco e da contabilidade respeitantes a esse mesmo período.
O módulo de Reconciliações Bancárias tem como objetivo principal auxiliar o Contabilista no processo de reconciliação de extratos na Contabilidade, mas poderá ser utilizado pelo empresário, ou alguém na empresa com a responsabilidade de controlo de contas correntes. O programa disponibiliza funções de verificação e sugestão de emissão de recibos e pagamentos a fornecedores com base no cruzamento da informação dos extratos com as faturas emitidas e faturas de compra registadas. Clique aqui, para saber mais.
Procedimentos recomendados para início de trabalho
1. Importação de movimentos do extrato bancário
Assumindo que as contas bancárias já se encontram criadas (saiba como, clicando aqui) e refletidas na contabilidade, estando os respetivos movimentos já lançados no ano fiscal correspondente, é necessário importar os movimentos bancários do extrato correspondentes ao período que pretendemos trabalhar.
Para saber mais sobre a importação de extratos bancários clique aqui.
2. Criar o período inicial de reconciliações
Para criar períodos de reconciliação, deverá aceder ao menu Bancos > Reconciliações > Posição de Reconciliação.
Aqui, ao selecionar o menu principal, do lado esquerdo, terá de clicar na opção Criar período de reconciliação.
Para criar o período de reconciliação, será sugerida a conta que se encontra no filtro da janela principal e o utilizador deverá indicar o Ano e o Mês a partir do qual pretende iniciar o seu período de reconciliação.
O primeiro período de reconciliação será identificado pelo programa como Inicial. O contabilista poderá a qualquer momento criar um novo período anterior. Se o fizer, o período mais antigo será definido como Inicial, de forma automática. Só poderá existir um período inicial na empresa por cada exercício fiscal marcado como Principal.3. Definição de saldos e movimentos iniciais por reconciliar no Banco e na Contabilidade
Os saldos, no momento do período inicial, assim como os movimentos pendentes de reconciliação à data no Banco e na Contabilidade, são definidos nos documentos de saldo inicial.
Quando o programa indica um período como Inicial, aparecem, no documento, dois tabuladores que permitem o preenchimento dos documentos de saldo inicial (ver imagem em baixo).
1. Seletor que permite o preenchimento do documento de saldos iniciais do Banco e da Contabilidade.
2. Indicação do saldo do Banco no início do período de reconciliação.
3. Quando existe uma diferença entre o saldo reconciliado no banco e o saldo reconciliado na contabilidade, esta é aqui apresentada. Neste caso, o utilizador tem que introduzir, no documento, as linhas que justificam a diferença de saldos.
4. Lista para introdução das linhas por reconciliar no banco.
4. Reconciliação do período indicado
Após definição do período inicial, saldos e movimentos iniciais, o contabilista poderá dar início à tarefa de reconciliação.
Abrindo o menu de opções, na linha do período de reconciliação, existe um atalho para aceder ao ecrã de reconciliações, selecionando a opção Ir para reconciliações <ano>/<mês>.
Desta forma irá aceder ao ecrã de reconciliações com um filtro da conta bancária a reconciliar e dos movimentos no banco e na contabilidade que respeitam a data do período. Saiba mais acerca deste ecrã, clicando aqui.
5. Fecho do período de reconciliações
Após terminar o processo de associação de movimentos do período, o utilizador deve realizar o Fecho do período, para que o programa gere o mapa de posição de reconciliação.
Para fechar o período de reconciliação deverá selecionar a opção Fechar Período, no menu de opções, na linha do período de reconciliação.
Após fechar o período, o programa gera o mapa de posição de reconciliação e ativa a opção no tabulador.
Pode, assim, consultar o mapa de posição no lado direito da lista e imprimir ou descarregar o mesmo, em formato PDF ou Excel, nas opções do canto superior direito.
