O primeiro passo a seguir pelas empresas que pretendam emitir faturas eletrónicas EDI às entidades públicas é o seu registo como fornecedor numa plataforma suportada pela entidade pública cliente.


Por princípio, tratando-se de uma empresa pública, portanto na esfera do Estado, esta deverá estar registada na plataforma FE-AP (Fatura Eletrónica na Administração Pública), da eSPap, indicada como referência pela própria Administração Pública.


O Cloudware Business está preparado para transmitir documentos através de duas plataformas de faturação eletrónica: 

  •  FE-AP, desenvolvida e implementada pela eSPap, sem custos de utilização; 
  •  Saphety, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.



Desta forma, indicamos abaixo os passos para a configuração e ativação da faturação eletrónica no Cloudware Business.



1. Introdução das credenciais de acesso à plataforma de faturação eletrónica


Após o registo como fornecedor nas plataformas FE-AP da eSPap e/ou Saphety, são enviadas por cada uma das entidades as credenciais de acesso (código de utilizador e senha de acesso) para acesso aos respetivos serviços Webservice e transmissão dos documentos de faturação eletrónica através das respetivas plataformas.


Para inserir e gravar as credenciais de acesso, deve seguir a opção de menu Empresa > Configurações > Senhas da Empresa.



Na linha da plataforma pretendida, basta clicar em Editar dados e introduzir as credenciais - código de utilizador e senha de acesso.



Para concluir, clique em Guardar.



2. Ativar QR Code nas faturas


As faturas e os documentos fiscalmente relevantes deverão incluir um QR Code e um Código Único de Documento, opcionalmente durante 2021, e obrigatoriamente a partir de 1 de Janeiro de 2022, nos termos definidos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.


A utilização da funcionalidade de faturação eletrónica EDI pressupõe a prévia ativação do QR Code nas faturas. Para saber como ativar, clique aqui.



3. Criação e configuração de série de documentos EDI


De seguida, deve criar e configurar uma série de documentos específica, seguindo a opção de menu Empresa > Configurações > Séries de documentos


Aberta a página, deve clicar no botão Adicionar, no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar série.



No assistente de configuração da série, comece por atribuir um Prefixo e garantir que a série de documentos está ativa (com o visto colocado na respetiva check-box).


O campo Prefixo é de preenchimento livre, podendo ser utilizados números e letras, representando o ano ou a descrição da série.
⚠️ Deve garantir que a série de documentos está ativa, colocando o visto na respetiva check-box.
O campo Descrição permite a atribuição de um texto associado ao prefixo da série, que é mostrado ao utilizador no momento da emissão das faturas.


No passo seguinte, deve ativar a série EDI, colocando o visto na check-box e selecionar a Plataforma EDI a associar - FE-AP da eSPap ou Saphety.



Para concluir, clique em Gravar.



⚠️  Uma série de faturação EDI apenas pode estar associada a uma plataforma EDI, pelo que, caso pretenda emitir e transmitir faturas eletrónicas EDI através das duas plataformas - eSPap e Saphety, tem necessariamente que criar uma série de faturação para cada uma delas.


3. Emissão de faturas eletrónicas EDI


O Cloudware Business permite a emissão e comunicação de faturas eletrónicas EDI através das plataformas FE-AP da eSPap ou Saphety, utilizando os serviços webservice disponibilizados.


Para criar uma fatura eletrónica EDI, deve seguir os passos habituais de criação de faturas, seguindo a opção de menu Vendas > Documentos de venda. Aberta a página, deve clicar no botão Adicionar (no canto superior direito do ecrã) e selecionar o tipo de documento a emitir.



Aberto o ecrã de emissão do documento de faturação selecionado, o procedimento de emissão é semelhante, devendo ser preenchidos todos os campos requeridos.

⚠️  Deve garantir a correta seleção da série de faturação eletrónica associada à plataforma que pretende utilizar.




A partir de uma série de documentos de faturação EDI, podem ser criados os seguintes tipos de documentos:


  • FT - Faturas
  • FS - Faturas simplificadas
  • FR - Faturas-recibo
  • ND - Notas de débito
  • NC - Notas de crédito



Assim que o documento é finalizado, é colocado no estado Por Comunicar, representado pelo ícone EDI a branco.


Este ícone pode assumir várias cores, dependendo do estado de comunicação do documento, sendo permitida a consulta do detalhe de envio e receção do documento clicando no próprio ícone.


O ícone EDI pode ser representado em várias cores que correspondem aos seguintes estados: 
  • Branco - documento EDI ainda não enviado / comunicado;
  • Amarelo - documento EDI enviado com sucesso, a aguardar confirmação de receção pela entidade pública cliente;

  • Verde - documento EDI enviado com sucesso e com receção confirmada pela entidade pública cliente;

  • Vermelho - documento EDI emitido em conformidade com as regras CIUS-PT, mas rejeitado pela entidade pública cliente. Por exemplo, porque existe algum campo específico não preenchido.


⚠️  Na faturação eletrónica EDI não é obrigatória a representação da fatura em PDF; o ficheiro que corresponde ao original do documento, fiscalmente relevante e a ser contabilizado, é o ficheiro XML com a sintaxe e a semântica definida pelo CIUS-PT.


4. Preenchimento dos campos adicionais CIUS-PT e envio das faturas eletrónicas EDI


Para proceder ao envio do documento EDI para a entidade pública cliente, deve aceder ao menu de opções, à direita na linha do documento, e selecionar a opção Enviar por EDI.


O envio de faturas eletrónicas EDI no formato CIUS-PT pressupõe a existência de um acordo prévio entre o fornecedor e o cliente. Neste acordo, a entidade pública cliente pode requerer um conjunto de informações complementares, que normalmente existem como notas ou observações nas faturas tradicionais.


Aberto o assistente de envio do documento, ao clicar em Enviar poderá preencher os campos adicionais do documento, de acordo com as exigências / requisitos definidos pela entidade pública cliente. 


Estão disponíveis os campos definidos na norma CIUS-PT, tais como o Número do Projeto, o Número do Contrato, o Número da Nota da Encomenda, o Número do Compromisso. 



⚠️  Cabe à entidade pública cliente definir quais os campos a preencher e respetivos dados de preenchimento.


Após o preenchimento dos campos adicionais requeridos, pode proceder à validação local do ficheiro no formato CIUS-PT, que contém os dados do documento e a informação adicional requerida pela entidade pública cliente.


Só após obter um documento original no formato CIUS-PT válido poderá enviar o documento ao cliente; caso o CIUS-PT apresente algum erro, receberá um alerta para corrigir o erro, de forma a validar o ficheiro antes do envio.



⚠️   A eSPap disponibiliza um validador online de documentos no formato CIUS-PT, que poderá aceder clicando aqui.


Poderá proceder à descarga do documento em ficheiro no formato CIUS-PT, clicando no respetivo botão.


Para enviar o documento, basta clicar em Enviar Fatura.


⚠️   Apesar de permitir o download do ficheiro CIUS-PT, o Cloudware Business permite o envio da fatura eletrónica EDI à entidade pública cliente utilizando o serviço de webservice da plataforma utilizada.



Cláudio Miguel Carneiro

Equipa Cloudware