O menu Compras > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de compra emitidos. Está igualmente enquadrado neste menu a emissão de Faturas de Autofaturação.

Criação de uma fatura de autofaturação

1. Selecionar o botão criar Fatura de autofaturação

Para emitir uma fatura de autofaturação basta aceder ao menu Compras > Faturas > Autofaturação.

Atentemos ao menu, que tem este aspeto: 

É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis. 

Depois de selecionada a opção Fatura de autofaturação, é apresentada a caixa de diálogo de emissão do documento.

2. Preenchimento dos campos da fatura de autofaturação

A caixa de diálogo para emissão da fatura de compra é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações que constam no documento a registar.

Os campos Nova fatura de autofaturação e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente. 

a) Dados do documento

Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução de uma referência associada ao documento.

b) Dados do fornecedor

O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.

Deve ser garantido que o fornecedor selecionado é um fornecedor de autofaturação.

c) Linhas

A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.

O produto a inserir poderá ser pesquisado, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.

Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.

d) Observações

O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.

e) Custos

No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a nota de encomenda de fornecedor, como é o caso de Transporte, Alfândega, Financeiro e Outros.

f) Finalizar a sugestão na contabilidade

A opção Finalizar a sugestão na contabilidade permite a finalização da sugestão de lançamento associada ao documento aquando a finalização do mesmo.

g) Gravar

Para concluir a operação, poderá gravar o documento com o estado Em preparação selecionando o botão Gravar. Neste estado, o documento não tem ainda nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer informação.

Alternativamente o documento pode também ser gravado no estado Finalizado, selecionando a opção Gravar finalizada. Neste estado não é permitida qualquer tipo de alteração posterior e o documento já terá um número. 

A opção Gravar finalizada e paga, além de finalizar a emissão do documento cria também, em simultâneo, um pagamento associado à fatura de autofaturação.

Note-se que os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.

3. Consulta dos documentos criados

Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha do documento, acedendo ao menu deslizante,  é possível realizar várias ações das quais destacamos:

• Emitir pagamento - permite a emissão de pagamento do documento
• Gerar ficheiro SEPA para pagamento - gera ficheiro SEPA para utilização na página da entidade bancária
• Ver/Editar sugestão - abre um novo separador, no menu Contabilidade, onde é possível visualizar e editar o lançamento associado a este documento.

Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

• Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
• Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
• Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.

Ainda através deste menu, é possível finalizar a sugestão de lançamento do documento de compra selecionando a opção Finalizar CTB. Esta opção deve apenas ser selecionada depois de verificada a sugestão de lançamento no separador Contabilidade e caso não seja necessário proceder com alterações ao lançamento. De notar também, que esta opção aparece apenas quando existe um exercício selecionado (canto superior direito).

Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da Fatura de autofaturação podem ser consultados por seleção da seta de expansão.

Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.

Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. 

Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.