O sistema de autofaturação consiste na adoção de um sistema de faturação segundo o qual o cliente se substitui aos seus fornecedores na emissão das respetivas faturas. 

A necessidade de implementação deste tipo de sistema surge muito relacionada com a falta de capacidade administrativa de certos negócios, pela sua informalidade, para a emissão de documentos de venda, nos termos legais exigidos. São exemplos os agricultores e as cooperativas, os madeireiros, as sucatas e recicláveis, os stands de automóveis e as lojas de venda de produtos em segunda mão.

É também crescentemente utilizada para dar resposta a exigências comerciais dos próprios adquirentes. São exemplos as empresas de telecomunicações na sua relação com os seus revendedores, os distribuidores de tabacos no pagamento de comissões sobre as vendas de tabaco aos seus revendedores, as empresas de distribuição de energia na compra de energia elétrica aos consumidores produtores.

Condições para a emissão de autofaturação

O Cegid Cloudware Business permite a emissão de faturas de autofaturação, devendo, no entanto, e antes de mais, referir que a sua aplicação está limitada à verificação de determinados condicionalismos:

• Existência de um acordo prévio, por escrito, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos;

• Prova, por parte do adquirente, que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo;

•  As faturas devem conter a menção "autofaturação";

• Nos casos em que o fornecedor seja sujeito passivo, é obrigatória a utilização de uma série de documento única, com numeração sequencial própria (saiba mais acerca da configuração dos fornecedores de autofaturação clicando aqui);

• Nos casos em que o fornecedor seja não sujeito passivo, o documento terá que ser emitido em série própria, utilizada para todos os fornecedores Não Sujeitos Passivos e com numeração sequencial (saiba como criar uma série de documentos clicando aqui).

Esta prova expressa na posse do adquirente de que o fornecedor tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo é tão mais importante pois, para além de justificar que o fornecedor dos bens ou dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura – devendo consequentemente proceder à entregado imposto devido nos cofres do Estado nos prazos estipulados no Código do IVA, nos casos em que este é devido, faculta ao adquirente o exercício do direito à dedução do imposto suportado. 

Elementos de uma fatura de autofaturação

A fatura de autofaturação, apesar de elaborada pelo adquirente, deve ser emitida tal como se fosse o transmitente dos bens ou o prestador dos serviços a emiti-la.

A fatura deve conter todos os elementos previstos no n.º 5 do artigo 36.º do CIVA e obedecer a uma ordem sequencial própria e, havendo vários fornecedores / prestadores, cada um deve ter uma ordem sequencial própria.

Comunicação dos documentos de autofaturação

As faturas de autofaturação têm que ser comunicadas à Autoridade Tributária, nas condições e prazos previstos para a comunicação dos elementos das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira.

No caso das entidades com acordos de autofaturação com os seus clientes, em que o adquirente (que utiliza programa informático de faturação) elabora a fatura (autofatura) por conta do transmitente dos bens ou prestador dos serviços (“vendedor”), e série autónoma, a obrigação da comunicação é sempre do “emitente” (transmitente dos bens ou prestador dos serviços), ou seja, do sujeito passivo em nome do qual é emitida a fatura. 

Para que possa comunicar essas faturas, o fornecedor pode optar por uma de duas vias:

- A entidade que elabora as autofaturas (o cliente) produz o ficheiro SAF-T de autofaturação, com os dados do transmitente dos bens ou prestador dos serviços, e disponibiliza-o para que este o submeta no Portal das Finanças;

ou

- O cliente, que elabora as autofaturas, utiliza o webservice para enviar os elementos obrigatórios das faturas. Neste caso, o transmitente dos bens ou prestador dos serviços terá que, previamente, dar acesso ao cliente (que elabora as autofaturas) a esta operação no Portal das Finanças, através da criação de um subutilizador, de forma que este possa comunicar os elementos das faturas emitidas.

O Cegid Cloudware Business permite a emissão de faturas de autofaturação e a correspondente geração e exportação do ficheiro SAF-T de autofaturação. Conheça todos os detalhes, clicando aqui.