É possível enviar avisos de vencimentos aos clientes para um documento específico ou para todos os documentos vencidos de um mesmo cliente.
Enviar aviso de vencimento a partir do menu de Clientes
Ao enviar os Avisos de vencimento por email no menu de contexto na lista de clientes, em Empresa > Entidades > Clientes, está a enviar o aviso de todos os documentos pendentes de pagamento do cliente.
Para tal, na linha do cliente em causa, deverá abrir o menu de opções e selecionar a opção Aviso de vencimento. Alternativamente, também é possível imprimir o aviso de vencimento, na opção com o símbolo da impressora.
Após seleção da opção Aviso de vencimento, o programa exibe o assistente de envio, onde poderá indicar um ou mais endereços de e-mail do destinatário. Por omissão, será exibido o endereço indicado na ficha do cliente referido no documento a enviar. Este campo permite introduzir vários endereços de e-mail. No caso de engano a escrever o endereço, poderá clicar com o cursor no mesmo para editar. Ao escrever o endereço de e-mail existe uma primeira validação, pelo que, endereços manifestamente inválidos, o sistema representa com uma caixa a vermelho.
De notar que cada recipiente recebe um email, individualmente, e, portanto, não consegue ver para que outras pessoas foi enviado o email (não existe o conceito de cc) para que seja possível controlar individualmente a leitura da mensagem.
Os textos sugeridos para o assunto e o corpo do email são preenchidos por omissão em função do tipo de documento e língua. Pode alterar os textos e personalizar a mensagem no primeiro passo do assistente.
Carregando em Enviar, poderá enviar de imediato o e-mail sem pré-visualização.
Clicando no botão Pré-visualizar, poderá pré-visualizar a mensagem e confirmar o envio.
Após o envio do aviso, na linha do Cliente ficará representado o envio do aviso de vencimento por email através de um envelope e uma menção temporal com a indicação da data do último envio efetuado.
Clicando no envelope apresentado na linha do cliente poderá confirmar o detalhe do envio e da sua receção, com a indicação dos endereços do emissor e do destinatário, mostrando quando é que o e-mail foi enviado e quando foi acedido.
Na janela aberta, clicando no botão Imprimir, no canto superior da janela, pode imprimir a lista dos comprovativos de envio.
Se posicionar o rato sobre o ícone de confirmação de acesso conseguirá saber o IP da máquina onde o documento foi acedido. É registada apenas a hora e o endereço IP do 1º acesso ao documento pelo destinatário, os acessos posteriores não são registados. A hora é registada sempre no fuso horário do servidor (em Portugal continental).
O envelope na linha do Cliente assume a cor de Verde se o aviso foi acedido, a cor Laranja caso não tenha sido acedido por todos os emails de destino, e a cor Vermelha caso não tinha sido acedido por ninguém.
Clicando em Ver todos os filtros, é possível filtrar os envios por antiguidade, através do filtro Último aviso enviado.
Enviar aviso de vencimento a partir do documento
Caso pretenda enviar um aviso de vencimento para um documento específico, deverá aceder ao menu Vendas > Documentos de Venda e selecionar o menu (Fatura, Fatura simplificada, Nota de crédito, Nota de débito), onde se encontra o documento em causa.
Poderá, assim, enviar o aviso de vencimento através do menu de opções, na linha do documento ou através do rodapé do formulário de edição do documento.
Por forma a enviar o aviso através do menu de opções, na linha do documento, deverá abrir o menu de opções e selecionar a opção Enviar aviso de vencimento por email.
Alternativamente, no menu de opções, na linha do documento, poderá selecionar a opção Editar/Ver.
Aqui, deverá selecionar a opção Aviso de vencim. por email, no rodapé do formulário de edição do documento.
