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Menu Recebidos por email

O menu Recebidos por email permite a consulta dos documentos arquivados através do Arquivo Digital, assim como a associação manual dos documentos arquivados a faturas de compra, documentos importados do e-fatura ou lançamentos contabilísticos. Saiba mais acerca das diferentes forma de arquivo, clicando aqui.


Para aceder a este menu, deverá aceder a Empresa > Faturas > Recebidos por email.



Nesta página, é, assim, apresentada a listagem dos documentos arquivados, com menção à data em que foi feito o arquivo, o utilizador / remetente que arquivou os documentos e o método de arquivo de documentos utilizado.




Associação dos respetivos documentos / lançamentos aos anexos


As colunas Fornecedor, e-fatura, FT Compra e Nr. Diário aparecerão automaticamente preenchidas, caso o programa consigo fazer a respetiva associação automática aos documentos previamente existentes ou até mesmo criar a respetiva fatura de compra e lançamento contabilístico. Saiba como configurar a criação de documentos de compra e lançamentos contabilísticos automaticamente, através da leitura do código QR, clicando aqui.


Caso a associação automática não aconteça e as colunas supracitadas estejam por preencher, poderá associar a informação pretendida, clicando nos respetivos campos e preenchendo os mesmos manualmente.


Abrindo o menu de opções, na linha de cada documento arquivado, é possível:

  • Apagar anexo, no caso de o mesmo não se encontrar associado a nenhuma fatura de compra ou lançamento contabilístico;
  • Duplicar anexo;
  • Remover / Marcar como Doc. Fiscalmente relevante, caso se pretenda remover / atribuir a classificação de Documento Fiscalmente Relevante a anexo.
  • Finalizar CTB, para finalizar a sugestão de lançamento de compra, na Contabilidade.



Após associação dos documentos importados do e-fatura, sugerimos a consulta do Mapa de Conferência e-fatura, para identificação dos documentos que constam do Portal e-Fatura e que ainda não estão registados no Cloudware Business, por falta do respetivo suporte documental. Através deste mapa, poderá solicitar, por email, os documentos em falta à empresa ou diretamente ao fornecedor. Saiba mais acerca desta funcionalidade, clicando aqui.



Estados e filtros

 

À esquerda da linha de cada anexo, através de um esquema de cores, poderá verificar qual o estado de cada documento, sendo que poderá consultar a legenda das cores, no canto superior direito:

  • Preto: Anexo marcado como não sendo fiscalmente relevante;
  • Verde: Anexo com o respetivo lançamento contabilístico associado;
  • Laranja: Anexo com fatura de compra associada;
  • Amarelo: Anexo associado a um documento importado do e-fatura;
  • Vermelho: Anexo marcado como fiscalmente relevante, sem qualquer associação de documento do e-fatura, fatura de compra ou lançamento contabilístico.



Poderá, ainda, filtrar os resultados visualizados, na listagem de anexos, fazendo uso da opção Ver todos os filtros. Caso esteja à procura de um documento específico, poderá utilizar o campo Filtrar resultados, de introdução livre, para pesquisar o anexo pretendido. Adicionalmente, poderá preencher os campos de seleção, para reduzir os resultados apresentados de acordo com a informação que pretende visualizar:

  • Estado do anexo: Filtra os anexos consoante estes se encontrem associados ou não a fornecedor ou a documentos importados do e-fatura;
  • Doc. Compra: Permite visualizar os anexos associados ou não a documentos de compra ou cujos documentos de compra se encontrem em preparação;
  • Lanc. CTB: Permite visualizar os anexos associados ou não a lançamentos contabilísticos ou cujos lançamentos se encontrem em sugestão;
  • Email - Mês / Ano recebido: Filtra os anexos de acordo com o mês / ano em que foram enviados para o Arquivo Digital;
  • Email - Mês / Ano documento: Filtra os anexos de acordo com o mês / ano do documento do e-fatura associado aos mesmos.




Opções adicionais


No canto superior esquerdo, no botão circular, terá acesso a opções adicionais.



Através da opção Atualizar do e-fatura, poderá importar documentos do e-fatura. Saiba mais acerca desta funcionalidade, clicando aqui.


Por outro lado, a opção Arquivar ficheiros permite o arquivo de anexos, arrastando ou carregando ficheiros para o assistente de arquivo, à semelhança da opção disponível no menu Compras > Faturas > Arquivar ficheiros.



Por último, selecionando a opção E-mails externos AD, é possível configurar outros endereços de e-mail, que não os endereços dos utilizadores registados no Cloudware Business, nem os endereços dos fornecedores para os quais foi permitido o envio, mas que sejam considerados de confiança e para os quais pretenda que o programa permita o envio de anexos, por email, para o Arquivo Digital. Bastará, assim, introduzir os endereços pretendidos e, de seguida, clicar no botão Gravar.



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