O separador Alterações, Processamentos e Encerramentos, disponível no menu Salários > Processamento permite consultar, processar e finalizar os recibos de vencimento. Neste, é possível introduzir, corrigir ou anular alterações de Abonos e Descontos, de modo a serem refletidas nos processamentos dos funcionários, como sejam as faltas, as horas extra, as ajudas de custo e os quilómetros em viatura própria, os abonos extraordinários ou os descontos extraordinários.
Para além do processamento das remunerações, são aqui permitidas tarefas essenciais, como o reprocessamento, o acesso ao Recibo Detalhado, a finalização dos processamentos e a entrega ou envio dos recibos de vencimento aos colaboradores. Saiba mais acerca deste menu, clicando aqui.
1 - Lista de colaboradores2 - Filtros: Permitem a pesquisa em texto livre do colaborador, por mês e ano de processamento e por estado e tipo de processamento.3 - Área de processamento4 - Informações / Legenda5 - Menu principal: Permite realizar determinadas ações sobre todos os colaboradores.
Como realizar alterações ao processamento?
As alterações podem ser realizadas na listagem dos colaboradores e/ou na área do processamento.
Existem 4 tipos de alterações: alterações fixas; alterações no mês; alterações calendarizadas e alterações recorrentes. Adicionalmente, é possível realizar alterações em lote para os tipos de alteração fixa e no mês.
1. Introdução de alterações fixas
As Alterações Fixas, uma vez definidas, têm uma ocorrência para os processamentos do colaborador abrangidos no período definido na alteração. Para proceder à introdução de uma alteração fixa para um colaborador, deverá, na linha do nome do colaborador ou, do lado direito do ecrã, na área de processamento, selecionar a opção Alteração Fixa.
Será encaminhado para a caixa de diálogo de introdução da Alteração Fixa.
Código: Permite a pesquisa e seleção do Abono ou Desconto a introduzir para o colaborador. O campo Descrição é automaticamente preenchido com a seleção do Abono ou Desconto.Valor: Permite a introdução do valor a considerar para o Abono ou Desconto a considerar. É sempre indicada a unidade de medida do Abono ou Desconto selecionado.Regras de aplicabilidade: Os campos Ano inicial e Mês inicial permitem definir o momento a partir do qual a alteração introduzida produz efeitos e é incluída nos processamentos para o colaborador. Por sua vez, os campos Ano final e Mês final permitem definir a data do processamento até à qual será processada a alteração fixa.
Alguns exemplos de abonos e descontos que poderão ser inseridos através deste tipo de alteração são: A014 – Diuturnidade; A034 – Abono para falhas de caixa; D019 – Penhora. Poderá consultar o Mapa de Abonos e Descontos disponível no Cegid Cloudware Business, clicando aqui.
1.1. Editar/Remover uma Alteração Fixa
Após a introdução de uma alteração fixa, apenas é possível editar o valor da alteração e remover essa alteração, no Ano e Mês Inicial em que a mesma é introduzida.
Caso o utilizador pretenda remover uma alteração fixa, num mês posterior ao da criação, deverá aceder ao botão Editar alteração, nesse mesmo mês, para editar a alteração fixa em causa. Aqui, nos campos Ano final e Mês final, deverá indicar o último mês e ano para os quais a alteração fixa será aplicada. Desta forma, no mês seguinte ao escolhido, o programa não irá processar essa mesma alteração fixa.
1 - Botão Editar alteração2 - Botão Remover alteração
2. Introdução de alterações no mês
As Alterações no Mês permitem a introdução de alterações com efeitos apenas para o mês de processamento selecionado. Para proceder à introdução de uma alteração no mês para um colaborador, deverá, na linha do nome do colaborador, ou, do lado direito do ecrã, na área de processamento, selecionar a opção Alteração no mês.
Será encaminhado para a caixa de diálogo de introdução da Alteração no mês.
Código: Permite a pesquisa e seleção do Abono ou Desconto a introduzir para o colaborador. O campo Descrição é automaticamente preenchido com a seleção do Abono ou Desconto.
Valor: Permite a introdução do valor a considerar para o Abono ou Desconto a considerar. É sempre indicada a unidade de medida do Abono ou Desconto selecionado.
Ano e Mês: Permitem definir o mês para o qual a alteração introduzida produz efeitos e é incluída no processamento para o colaborador.
Dados para Declaração de Remunerações: Seleção do Mês e Ano de referência da alteração, para efeitos de declaração de remunerações. Este campo permite indicar que o abono/desconto processado no mês atual diz respeito a um mês anterior e terá apenas impacto na DRI, Declaração de Remunerações Mensal a entregar à Segurança Social. Este campo terá especial importância em casos de alterações de acertos ou retroativos.
Alguns exemplos de abonos e descontos que deverão ser inseridos através deste tipo de alteração são: A007 – Prémios, bónus e outras prestações não regulares; A043 – Acertos de remunerações ou retroativos; D025 – Desconto ao vencimento. Poderá consultar o Mapa de Abonos e Descontos disponível no Cegid Cloudware Business, clicando aqui.2.1. Editar/Remover uma Alteração no mês
Após a introdução de uma alteração no mês, poderá editar/remover essa alteração no ecrã de Introdução de alterações, sendo que poderá aceder a este ecrã clicando na respetiva opção localizada no canto superior direito da área de processamento.
1 - Botão Editar alteração
2 - Botão Remover alteração
3. Introdução de alterações calendarizadas
As Alterações Calendarizadas permitem a introdução de alterações com efeitos para o período de tempo de calendário definido. Para proceder à introdução de uma alteração calendarizada para um colaborador, deverá, na linha do nome do colaborador, ou, do lado direito do ecrã, na área de processamento, selecionar a opção Alteração calendarizada.
Será encaminhado para a caixa de diálogo de introdução da Alteração calendarizada. Nesta, deverá selecionar o período de dias no calendário e de seguida, indicar qual o Abono ou Desconto a ser processado.
1 - Campos de Tipo de Marcação: Permitem definir se o período de calendarização da alteração é em Dias ou em Horas. Ao selecionar a opção Dia completo, a aplicação procederá ao cálculo do período da alteração por multiplicação do número de dias selecionado em calendário pelo número de Horas de Trabalho definido para a Entidade / Colaborador. Ao selecionar a opção Meio-dia, a aplicação procederá ao cálculo do período da alteração por multiplicação do número de dias selecionado em calendário por metade do número de Horas de Trabalho definido para a Entidade / Colaborador. Se selecionar a opção Outro, a aplicação procederá ao cálculo do período da alteração por multiplicação do número de horas, introduzido neste campo, por dias selecionados no calendário pelo salário hora.
2 - Calendário para Seleção: O calendário apresentado permite a seleção dos dias a considerar para a alteração introduzida, sinalizando, a azul, o período selecionado. Para tal deverá clicar com o cursor no dia de início pretendido e arrastar até ao dia de fim, se aplicável.
Para um correto processamento da alteração calendarizada, terá de selecionar o Tipo de Marcação (Dia completo, Meio-dia ou Outro) antes de proceder à seleção dos dias, no calendário.Clicando em Marcar, será redirecionado para a página de seleção do código a processar.
Código: Permite a pesquisa e seleção do Abono ou Desconto a introduzir para o colaborador. O campo Descrição é automaticamente preenchido com a seleção do Abono ou Desconto.Opção Considerar fins de semana e feriados como dias úteis?: Permite a consideração dos fins de semana e feriados nos códigos introduzidos.
Alguns exemplos de descontos que deverão ser inseridos através deste tipo de alteração são: D001 - Faltas outras ausências justificadas; D007 - Falta por doença não profissional. Poderá consultar o Mapa de Abonos e Descontos disponível no Cegid Cloudware Business, clicando aqui.4. Introdução de alterações recorrentes
As Alterações Recorrentes permitem a introdução de alterações cuja ocorrência respeita uma frequência definida pelo utilizador. Para proceder à introdução de uma alteração recorrente para um colaborador, deverá, na linha do nome do colaborador, ou, do lado direito do ecrã, na área de processamento, selecionar a opção Alteração recorrente.
Será encaminhado para a caixa de diálogo de introdução da Alteração Recorrente.
Código: Permite a pesquisa e seleção do Abono ou Desconto a introduzir para o colaborador. O campo Descrição é automaticamente preenchido com a seleção do Abono ou Desconto.Marcar em: Permite definir se o período de calendarização da alteração é em Dias ou em Horas.
Se a opção é pela marcação em Dias, a aplicação procederá ao cálculo do período da alteração por multiplicação do número de dias resultante da recorrência definida pelo número de Horas de Trabalho definido para a Entidade / Colaborador.
Se a opção é pela marcação em Horas, a aplicação procederá ao cálculo do período da alteração por multiplicação do número de dias resultante da recorrência definida pelo número de Horas introduzido no campo N.º de Horas.Data de Aplicabilidade da Alteração: Os campos Aplicar a Partir de e Aplicar Até permitem a definição da data de início e de fim, se aplicável, da alteração introduzida e, portanto, da produção de efeitos nos processamentos para o colaborador.Definição da Recorrência: Poderá, desde logo, definir se a recorrência a considerar para a alteração introduzida é Diária ou Semanal.Se pretende uma recorrência diária, bastará que, selecionado o separador Diária, introduza a frequência de repetição em dias. Por exemplo, ao introduzir no campo Repetir todos a variável 7, está a definir que a alteração se irá repetir de 7 em 7 dias.Se pretende uma recorrência semanal, bastará que, selecionado o separador Semanal, selecione a frequência semanal e o(s) dia(s) da semana a considerar.
Exemplo de um desconto que deverá ser inserido através deste tipo de alteração é: D009 - Falta de trabalhadores estudantes. Poderá consultar o Mapa de Abonos e Descontos disponível no Cegid Cloudware Business, clicando aqui.5. Introdução de alterações em lote
As Alterações em lote permitem aplicar, para um conjunto de colaboradores, determinada alteração. Estas alterações poderão ser do tipo alteração fixa ou alteração no mês, podendo a última ser inserida em valor ou em percentagem do vencimento.
Para adicionar uma alteração em lote, deverão primeiramente ser selecionados os colaboradores aos quais se pretende atribuir a mesma. Ao realizar este procedimento, surgirão três opções: Alteração no mês, Alteração fixa e Alteração no mês (x Vencimento Base).
5.1. Alteração no mês
Por clique em Alteração no mês poderá adicionar uma alteração no mês, inserida em valor, para o conjunto de colaboradores selecionados.
5.2. Alteração fixa
Por clique em Alteração fixa poderá adicionar uma alteração fixa para o conjunto de colaboradores selecionado.
5.3. Alteração no mês (x Vencimento)
Por clique em Alteração no mês (x Venc. Base) poderá adicionar uma alteração no mês, inserida em percentagem do vencimento, para o conjunto de colaboradores selecionado.
Código: Permite a pesquisa e seleção do Abono ou Desconto a introduzir para o colaborador. O campo Descrição é automaticamente preenchido com a seleção do Abono ou Desconto.Percentagem e Nº vezes: O campo Percentagem permite inserir a percentagem a aplicar ao vencimento base. O campo Nº de vezes indica quantas vezes é pretendida que essa mesma percentagem seja aplicada ao vencimento base. O valor da alteração será a multiplicação da Percentagem pelo Nº de vezes e pelo Vencimento de cada colaborador.Ano e Mês: Permitem definir o mês para o qual a alteração introduzida produz efeitos e é incluída no processamento para o colaborador.Dados para Declaração de Remunerações: Seleção do Mês e Ano de referência da alteração, para efeitos de declaração de remunerações. Este campo permite indicar que o abono/desconto processado no mês atual diz respeito a um mês anterior e terá apenas impacto na DRI, Declaração de Remunerações Mensal a entregar à Segurança Social. Este campo terá especial importância em casos de alterações de acertos ou retroativos.
6. Introdução de alterações através de ficheiro Excel
No botão de acesso ao Menu principal, por clique na opção Importar alterações por excel é possível introduzir, editar e/ou apagar alterações em lote a partir de ficheiro Excel.
6.1. Introdução de novas alterações
Para realizar a importação de novas alterações, deverá, primeiramente, selecionar a opção Importação de novas alterações e de seguida, clicar na nuvem azul para descarregar o ficheiro.
Deverá preencher o ficheiro de acordo com o tipo de alteração:
- Alteração mês: nome do colaborador, código da falta ou abono, mês e ano de processamento bem como o mês e ano de referência para preenchimento da DMR.
- Alteração fixa: nome do colaborador, código da falta ou abono, mês e ano de início e fim para introdução no processamento.
De salientar que, aqui, é apenas possível a introdução de alterações nos formatos alteração no mês e alteração fixa. Após preenchimento do ficheiro, deverá carregar o mesmo no Cegid Cloudware Business e clicar na opção Pretendo prosseguir com a importação de alterações. Ao avançar, o programa procederá à importação das alterações.
6.2. Atualização de alterações
Caso pretenda modificar em lote as alterações existentes, deverá selecionar a opção Atualização das alterações e de seguida, clicar na nuvem azul para descarregar o ficheiro.
No ficheiro descarregado poderá editar e apagar as alterações para o processamento selecionado. No caso de não pretender realizar nenhuma alteração a determinado abono deve selecionar a opção manter.
As edições de alterações são aplicáveis apenas a meses abertos.Após preenchimento do ficheiro, deverá, então, carregar o mesmo no Cegid Cloudware Business e clicar na opção Pretendo prosseguir com a importação de alterações, para que as alterações sejam atualizadas.
