O menu Compras > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de compra emitidos. Está igualmente enquadrado neste menu a importação de documentos de compra a partir do E-fatura.
Importação de documentos do e-fatura
1. Selecionar o botão Atualizar do e-fatura
A importação do documentos do e-fatura pode ser realizada por acesso ao menu Compras > Faturas > E-fatura.
Atentemos ao menu, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão que se encontra no canto superior esquerdo que remete desde logo para a opção Atualizar do e-fatura.
Depois de selecionada esta opção, é apresentada a caixa de diálogo de atualização dos documentos de compra a partir do e-fatura.
2. Preenchimento dos dados para importação
a) Ano e Mês
Os campos Ano e Mês permitem selecionar o mês e ano dos documentos a importar do e-fatura. Apenas é possível selecionar um mês por cada importação realizada.
b) Dados de acesso ao e-fatura
O login ao portal do e-fatura é feito através do preenchimento dos campos NIF do sujeito passivo e Senha do sujeito passivo com as credenciais de acesso a esta plataforma.
c) Filtros
Os campos Tipo de Fatura e NIF do Fornecedor são de preenchimentos opcional, no entanto, permitem a filtrar a importação por tipo de fatura e/ou por Fornecedor, respetivamente. Estas opções garantem a importação de documentos que não tenham sido importados, quando o número de documentos a importar excede o máximo disponível para visualização no portal e-fatura.
d) Atualizar compras
No fim de preenchidos os dados e para finalizar a operação basta selecionar o botão Atualizar Compras.
No final da importação surgirá o resultado de importação, que indica o número de documentos importados. Caso a importação não esteja a ser realizada pela primeira vez, será apresentado não só o número de novos documentos importados, mas também o número de documentos não importados por já constarem em sistema.
Após a realização da importação, os documentos surgirão à esquerda, na lista de documentos, e constarão com o estado Importado.
Criar e associar documentos do e-fatura
Após a importação dos documentos a partir do e-fatura, é necessário criar e associar os mesmos, de forma a que a sua informação seja passada para o módulo de compras.
Esta ação pode ser realizada de duas formas:
- Individualmente, documento a documento;
- Em lote, por fornecedor.
Criar e associar documento a documento
A criação e associação documento a documento é feita por seleção do botão "+" que se encontra na linha do documento, após este ser selecionado.
Em alternativa, a opção Criar e associar poderá ser selecionada a partir do menu deslizante.
Uma vez selecionado o botão Criar e associar, é aberta a caixa de diálogo de emissão da fatura de compra. Aqui, o programa apresentará o documento de compra, já com a informação do mesmo que tenha sido importada através do e-fatura. Assemelha-se à emissão de um documento de compra de forma manual.
Note-se que, sendo esta informação incompleta, cabe ao utilizador confirmar e configurar todos os campos do documento. 
Caso pretenda, pode ser dada a indicação de que o documento já se encontra pago por seleção da opção Guardar como pago. Uma vez selecionada, serão acrescentados mais campos para preenchimento como a Data e o Método de pagamento. Se selecionada a opção, ao gravar o documento, além de ser criado o documento de compra, será também criado o pagamento do documento.
Após a verificação e configuração das informações do documento o mesmo pode ser gravado, para isso bastará selecionar o botão Gravar Finalizada. Após esta ação, o documento passará do estado Importado para Associado e poderá ser pré-visualizado do lado direito.
Note-se que, poderá associar um documento de compra previamente criado ao documento importado do e-fatura. Para tal bastará selecionar a seta que se encontra à esquerda do botão + na linha do documento e selecionar o documento pretendido a associar.
Criar e associar documentos em lote e configuração do fornecedor
A criação e associação documentos em lote é feita por seleção da opção Criar e associar todos por fornecedor que aparece por seleção do menu deslizante.
Depois de selecionada esta opção, será apresentada a caixa de diálogo de associação em lote onde serão apresentados todos os documentos por associar do mês e fornecedor selecionados. Aqui deverão ser selecionados os documentos que pretenda criar e associar.
A todos será atribuída a mesma categoria de despesa, uma para cada tipo de IVA, de acordo com a configuração definida na página dois da caixa de diálogo, que deverá ser verificada e configurada pelo utilizador.
Estas configurações poderão ser posteriormente consultadas e alteradas no menu Empresa > Entidades > Fornecedores.
A página seguinte deste formulário deverá ser preenchida com a restante informação relevante. À semelhança da criação e associação documento a documento, poderá indicar que os documentos se encontram pagos, através da seleção de uma das opções no campo Pagamentos:
- Não guardar os documentos como pagos
- Emitir um único documento para todas as faturas
- Emitir um pagamento para cada fatura
Uma vez dada a indicação que que os documentos foram pagos, deve ser selecionado qual o método de pagamento e a data de pagamento.
Por fim, poderá ainda definir os dados para criação automática dos documentos importados do e-fatura. Isto é, uma vez selecionada a opção Criar os documentos automaticamente sempre que possível ao importar do e-fatura o programa irá criar e associar de forma automática os novos documentos importados de acordo com as configurações aqui definidas. Caso não seja este o procedimento pretendido, bastará manter esta opção não selecionada e o programa apenas fará a criação e associação mediante ordem do utilizador por criação e associação em lote ou documento a documento.
Após o preenchimento de toda a informação e para concluir a operação deve ser selecionado o botão Guardar e Criar Documentos.
De seguida, o programa apresentará o Resumo dos documentos criados e associados, com o resultado da operação. E estes passarão a constar na listagem de documentos, agora com o estado Associado.
Remover associação
Caso um documento tenha sido indevidamente criado e associado, poderá remover essa associação realizada. Para tal, na linha do documento que foi associado deverá carregar na cruz que se encontra à direita do número do documento registado no módulo de compras.
Depois de selecionada esta opção, o documento passará do estado Associado para o estado Importado.
Note-se que, a remoção da associação apenas remove a associação, mas não anula o documento criado. Isto é, no exemplo da imagem, a FC 2020/2 continuará a existir e poderá ser consultada em Compras > Faturas > Faturas de compra, apesar de deixar de estar associado ao documento importado do e-fatura. Considerar um documento como não afeto à atividade
Caso algum dos documentos importados via e-fatura não respeite a uma compra no âmbito da atividade da empresa e essa informação conste no portal e-fatura, o documento será automaticamente importado com essa configuração. No entanto, poderá não ser considerado afeto à atividade da empresa no Cegid Cloudware Business.
Para tal, bastará selecionar a opção Não considerar este documento na atividade.
Depois de selecionada esta opção, o documento passará do estado Importado para o estado Não considerar na atividade.
Note-se que, caso necessite de reconsiderar um documento na atividade deverá carregar no menu deslizante, na linha do documento, e selecionar a opção Considerar este documento na atividade.