O menu Compras > Encomendas permite a criação de Notas de encomenda e Faturas Pró-Forma, assim como a gestão das adjudicações e fornecimentos associados aos processos de compra.
Aqui, é possível, também, filtrar a visualização dos documentos emitidos no módulo de compras, de forma a visualizar apenas as Notas de Encomenda e/ou as Faturas Pró-forma.
Criação de uma Nota de Encomenda a Fornecedor
1. Selecionar o botão criar Nota de Encomenda
Para criar uma nota de encomenda basta aceder ao menu Compras > Encomendas > Nota de encomenda.
Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação dos dois tipos de documentos é igual, vamos apenas exemplificar a criação de um deles.Atentemos ao submenu Encomendas, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis.
Depois de selecionada a opção Nota de encomenda de fornecedor, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da nota de encomenda.
2. Preenchimento dos campos da Nota de Encomenda
A caixa de diálogo para emissão da nota de encomenda é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações que devem constar no documento a registar.
Os campos Nota de encomenda e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente.
a) Dados do documento
Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução do número do documento do fornecedor ou de qualquer outra referência associada.
b) Dados do fornecedor
O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.
É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de fornecedores registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de fornecedores criados. Se, eventualmente, o fornecedor ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o Cegid Cloudware Business. Caso a referida empresa não exista na base de dados do Cegid Cloudware Business, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática.
c) Linhas
A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou categorias de despesa, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.
A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é, se se trata de um Produto ou de uma Categoria de Despesa, é realizada a partir da seleção do campo que se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.
Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.
d) Observações
O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.
e) Custos
No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a nota de encomenda de fornecedor, como é o caso de Transporte, Alfândega, Financeiro e Outros.
f) Gravar e adjudicar
Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Gravar e Adjudicar para garantir que o mesmo fica devidamente criado e finalizado.
Note-se que os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.3. Consulta dos documentos criados
Uma vez o documento criado, este pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Converter em Fatura - possibilidade de converter a nota de encomenda em fatura de compra, conservando todas as informações da NEF;
- Converter em Guia - possibilidade de converter a nota de encomenda em guia de transporte de fornecedor em conformidade com todas as informações registadas no documento de encomenda
Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:
- Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
- Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
- Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.
Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da NEF podem ser consultados por seleção da seta de expansão, à esquerda da linha do documento.Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos.
Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
