O menu Compras > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de compra emitidos. Estão igualmente enquadrados neste menu a criação de Pagamentos a fornecedor, a emissão de Faturas de Autofaturação, bem como a importação de documentos do e-fatura.
O Cegid Cloudware Business suporta, além de outros, o registo de Saldo Inicial de Fornecedores que destacamos a seguir.
Criação de Saldo Inicial de Fornecedor
O registo de um saldo inicial de fornecedor serve para, tal como o nome indica, registar o valor do saldo inicial da conta corrente de um fornecedor. Este tipo de documento pode ser utilizado, por exemplo, para registar valores pendentes de pagamento de documentos que não se encontram registados no programa por já serem de anos anteriores à utilização do programa.
1. Selecionar o botão criar Saldo Inicial de Fornecedor
Para registar um saldo inicial basta aceder ao menu Compras > Faturas.
Atentemos ao submenu Faturas, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis.
Depois de selecionada a opção Saldo inicial de fornecedor, é apresentada a caixa de diálogo de emissão do Saldo Inicial.
2. Preenchimento dos campos do Saldo Inicial
a) Dados do documento
Neste separador deve ser preenchida a data e a moeda original do documento.
Note-se que a data do Saldo Inicial de Fornecedor deve ser anterior à data do primeiro documento registado do fornecedor em questão.b) Dados do fornecedor
O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para o registo do documento.
c) Linhas
O separador Linhas permite a inserção do valor do(s) documento(s) que ainda se encontra(m) por regularizar.
d) Totais
O separador apresenta os totalizadores do registo dos saldos iniciais. Os valores apresentados estarão em conformidade com o que foi inserido nas linhas, não sendo possível a edição diretamente nos valores totais.
e) Observações
O separador Observações permite a inserção de informação adicional ao documento.
f) Gravar
Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Gravar.
3. Consulta dos documentos criados
Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Emitir pagamento - permite a emissão de pagamento do documento
- Gerar ficheiro SEPA para pagamento - gera ficheiro SEPA para utilização na página da entidade bancária
Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão dois botões de visualização disponíveis:
- Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
- Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir do saldo inicial podem ser consultados por seleção da seta de expansão.Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos.
Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
Emissão de um pagamento a fornecedor para um Saldo Inicial
Após criação do Saldo Inicial, poderá selecionar o saldo inicial e entrar no detalhe deste para fazer alterações necessárias.
No menu deslizante do lado direito poderá, então, selecionar a opção Emitir pagamento, para regularizar os documentos pendentes, que foram criados no registo de saldos iniciais.
Durante a criação do pagamento, além do preenchimento da data do pagamento e do método de pagamento, deverá selecionar os documentos que pretende liquidar. Poderá alterar, também, o valor pago, no caso de pretender criar um pagamento parcial.
